Apptio aiuta Barilla a migliorare la visibilità dei costi IT in tutta l’organizzazione

“Non abbiamo nemmeno dovuto aspettare la fine del progetto per vedere i benefici derivanti dalla risoluzione delle nostre sfide e dall’implementazione di Apptio.”

Simone Lonoce
IT Strategy, Performance & Capabilities Director
Barilla

Barilla è un’azienda multinazionale italiana del settore alimentare a conduzione familiare, specializzata nella produzione di pasta, sughi e prodotti da forno. Fondata nel 1877 da Pietro Barilla, l’azienda è cresciuta passando da un piccolo negozio di pane e pasta a Parma, fino a diventare un’azienda globale con 19 marchi, 30 siti produttivi e oltre 8.500 dipendenti. Oggi l’azienda consegna due milioni di tonnellate di merci all’anno e i suoi prodotti sono presenti in oltre 100 Paesi.

Evoluzione continua per soddisfare le esigenze di un’azienda in crescita

Barilla dispone di un dipartimento IT centralizzato che gestisce tutte le soluzioni informatiche dell’azienda. Negli ultimi anni, nell’ambito della trasformazione digitale, l’azienda ha lavorato per modernizzare i propri sistemi informatici, implementando un nuovo sistema ERP e focalizzandosi sull’onboarding di tutte le diverse entità legali che compongono l’organizzazione.

“L’azienda è cambiata e cresciuta, e questo ha determinato nuove sfide nel reparto IT”, ha dichiarato Simone Lonoce, IT Strategy, Performance & Capabilities Director di Barilla.

Una di queste sfide era la gestione finanziaria dell’IT. Barilla ha sempre considerato l’IT come un centro di costo e non disponeva di un metodo per ripartire i costi tra le Business Units o le regioni. Nel 2017, i responsabili IT dell’azienda hanno iniziato a implementare un processo di chargeback. Ma lo sforzo impiegato non è stato all’altezza delle aspettative, non avendo gli strumenti adatti alla realizzazione del progetto.

Questo li ha portati a cercare un software di Financial Management che li aiutasse ad aumentare la visibilità e la consapevolezza dei costi IT in tutta l’organizzazione, a tenere sotto controllo i costi ricorrenti, a trovare aree di riduzione dei costi e a semplificare l’esecuzione del TCO e l’analisi dei benchmark.

Barilla sceglie Apptio

I responsabili IT di Barilla hanno valutato diversi prodotti e hanno stabilito che Apptio era il più adatto all’organizzazione. Secondo Lonoce, il team ha scelto Apptio perché è rimasto colpito dal modello e dal framework standardizzato dei costi IT del prodotto, dall’ampio repository dei report per gli utenti finanziari, IT e aziendali e dalla facilità di integrazione.

Barilla ha iniziato l’implementazione di Apptio nel giugno 2021.

“Avevamo un obiettivo molto chiaro per il nostro progetto”, ha affermato Lonoce. “I nostri obiettivi erano quelli di sfruttare il TBM (Technology Business Management) per migliorare la comunicazione con il business e identificare le opportunità di razionalizzazione di applicazioni e servizi”.

“Il team di implementazione ha affrontato alcune sfide durante il progetto”, ha detto Lonoce. In primo luogo, Apptio li ha aiutati a identificare diverse lacune nei dati aziendali, che sono stati in grado di correggere a favore di una comprensione finanziaria più completa del loro ambiente. Inoltre, hanno dovuto affrontare la sfida di implementare regole e classificazioni all’interno dei livelli Applicazioni e Servizi e Business Unit del framework. “Con l’aiuto degli esperti tecnici di Apptio, che hanno fornito consigli e idee”, ha detto Lonoce, “sono riusciti a progettare un’implementazione che soddisfa tutte le esigenze di Barilla”.

Benefici immediati con prospettive di crescita

Barilla ha implementato Apptio in tutta l’organizzazione nell’aprile 2022. Secondo Lonoce, l’azienda ha iniziato a registrare risultati positivi molto prima del giorno del lancio. “Non abbiamo nemmeno dovuto aspettare la fine del progetto per vedere i benefici derivanti dalla risoluzione delle nostre sfide e dall’implementazione di Apptio”, ha affermato.

Un vantaggio immediato dell’implementazione di Apptio è stato quello di permettere che il team Barilla identificasse rapidamente gli errori nella classificazione dei costi, nei processi di approvvigionamento e nella contabilità generale. “È stato incredibile appurare la quantità di livelli di attività e processi e conoscere i costi effettivi di alcune voci”, ha detto Lonoce. “Apptio ha reso tutto questo più facile”.

Il secondo vantaggio di Apptio è stato quello di portare alla luce i costi dello shadow IT, prima nascosti. “Pensavamo di avere tutto sotto controllo, ma in realtà non era così”, ha detto Lonoce. Lonoce ritiene che Apptio li aiuterà a scoprire le applicazioni ridondanti in tutta l’organizzazione, consentendo loro di ottimizzare e consolidare il portafoglio dell’azienda e di ridurre i costi.

Un altro vantaggio iniziale di Apptio è stato il reporting. In un’organizzazione di grandi dimensioni, spiega Lonoce, non è raro che un fornitore abbia contratti diversi con più entità legali all’interno dell’azienda. Ma prima di Apptio, non vi era una visione olistica di queste spese. Apptio ha risolto questo problema fornendo report che mostrano la spesa aggregata per fornitore.

Infine, Lonoce ritiene che Apptio abbia contribuito ad aumentare la consapevolezza dei costi IT e dell’importanza di svolgere correttamente le attività amministrative e di creare e mantenere archivi a livello aziendale come elenchi di applicazioni, driver e regole di allocazione e tassonomia standard. “Più dati validi e affidabili abbiamo a disposizione, più siamo in grado di ingerirli velocemente e agire di conseguenza”, ha dichiarato.

Fasi successive

Barilla ha già sperimentato molti benefici dall’implementazione di Apptio. Ma, come ha detto Lonoce, sono solo all’inizio. Il prossimo passo è incrementare l’adozione di Apptio in tutta l’organizzazione ed esplorare ulteriormente i vantaggi del software.

“Aumentando la visibilità e la consapevolezza, intendiamo elevare la discussione con i proprietari delle aziende sui costi e sul valore della tecnologia”, ha dichiarato. “E ci aspettiamo di trovare opportunità di ottimizzazione e di aumento dell’efficienza. Sono certo che saremo in grado di sfruttare Apptio per diventare più efficienti in termini di costi in tutta l’azienda”.

Per ulteriori informazioni su ApptioOne, visitate il sito apptio.com/it/products/apptioone.

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