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“Nous n’avons même pas eu besoin d’attendre la fin du projet pour constater les avantages de travailler sur nos défis et d’implémenter Apptio.”
Barilla est une entreprise italienne familiale spécialisée dans les pâtes, les sauces et les produits de boulangerie. Fondée en 1877 par Pietro Barilla, la société est passée d’un petit magasin de pain et de pâtes à Parme, en Italie, à une entreprise mondiale comptant 19 marques, 30 sites de production et plus de 8 500 employés. Aujourd’hui, l’entreprise distribue deux millions de tonnes de marchandises par an, et ses produits sont présents dans plus de 100 pays.
Barilla dispose d’un département informatique centralisé qui gère toutes les solutions IT de l’entreprise. Depuis ces dernières années, dans le cadre de sa transformation digitale, l’entreprise s’efforce de moderniser ses systèmes informatiques, notamment en mettant en œuvre un nouveau système d’ERP et en intégrant toutes les différentes entités juridiques qui la composent.
« L’entreprise a changé et s’est développée, ce qui a entraîné de nouveaux défis pour le département informatique », a déclaré Simone Lonoce, directeur de la stratégie, des performances et des capacités informatiques chez Barilla.
L’un de ces défis était la gestion financière de l’informatique. Par le passé, Barilla considérait l’informatique comme un centre de coûts et n’avait aucune méthode d’allocation des dépenses à ses unités commerciales ou à ses régions. En 2017, les responsables informatiques de l’entreprise ont commencé à mettre en place un processus de refacturation. Mais l’effort n’a pas été à la hauteur des attentes parce qu’ils ne disposaient pas de l’ensemble des outils nécessaires pour y parvenir.
Cela les a conduits à trouver un logiciel de gestion financière qui les aiderait à accroître la visibilité et la connaissance des coûts informatiques dans l’ensemble de l’entreprise, à maîtriser les coûts récurrents, à trouver des zones de réduction des dépenses et à faciliter l’analyse du TCO et l’analyse comparative.
Les responsables informatiques de Barilla ont évalué plusieurs produits et ont déterminé qu’Apptio était la meilleure solution pour l’entreprise. Selon Mr Lonoce, l’équipe a choisi Apptio parce qu’elle a été
impressionnée par le modèle et le cadre standardisés des coûts informatiques dans le produit, par sa grande librairie de rapports pour les utilisateurs financiers, informatiques et commerciaux, ainsi que par sa facilité d’intégration.
Barilla a commencé la mise en œuvre d’Apptio en juin 2021.
« Nous avions un objectif très clair pour notre projet », a déclaré Simone Lonoce. « Nos objectifs étaient de tirer parti de TBM pour améliorer notre communication avec les métiers et identifier les opportunités de rationalisation des applications et des services. »
« L’équipe d’implémentation a été confrontée à quelques défis au cours du projet », a déclaré Mr Lonoce. Tout d’abord, Apptio les a aidés à identifier plusieurs lacunes dans les données de l’entreprise, qu’ils ont pu corriger pour une compréhension financière plus complète de leur environnement.
Ils ont également dû relever le défi de mettre en œuvre des règles et des classifications dans les couches « Applications et services » et « Unité commerciale » du cadre. « Avec l’aide des experts techniques d’Apptio qui ont fourni des conseils et des idées, » explique Mr Lonoce, « ils ont pu concevoir une implémentation qui répondait à tous les besoins de Barilla ».
Barilla a déployé Apptio à l’échelle de l’entreprise en avril 2022. Mais selon Simone Lonoce, l’entreprise a commencé à enregistrer des résultats positifs bien avant le jour de la mise en service. « Nous n’avons même pas eu besoin d’attendre la fin du projet pour constater les avantages à travailler sur nos défis et à implémenter Apptio », a-t-il ajouté.
L’un des avantages immédiats de l’implémentation d’Apptio a été que l’équipe de Barilla a pu identifier rapidement les erreurs dans la classification des coûts, les processus d’approvisionnement et le grand livre. « C’était incroyable de voir le nombre de couches d’activités et de processus que nous avions, et très instructif de voir la base de coût réel de certains éléments », a déclaré Mr Lonoce. « Apptio a rendu cela plus évident à voir ».
Le deuxième avantage d’Apptio a été de mettre en lumière les coûts du Shadow IT qui étaient auparavant dissimulés. « Nous pensions avoir la situation en main, mais nous la comprenions moins bien que nous le pensions », a déclaré Simone Lonoce. Mr Lonoce pense qu’Apptio les aidera à découvrir les applications redondantes au sein de l’organisation, ce qui leur permettra d’optimiser et de consolider le portefeuille de l’entreprise et de réduire les coûts.
Un autre avantage rapide d’Apptio était le reporting. Selon Simone Lonoce, en tant que grande organisation, il n’est pas rare qu’un fournisseur ait des contrats différents avec plusieurs entités juridiques au sein de l’entreprise. Et avant Apptio, ils n’avaient pas une vue d’ensemble de ces dépenses. Il a déclaré qu’Apptio a résolu ce défi en fournissant des rapports qui montrent les dépenses agrégées par fournisseur.
Enfin, Simone Lonoce pense qu’Apptio a contribué à une meilleure prise de conscience des coûts informatiques et de l’importance d’effectuer correctement les tâches administratives et de créer et maintenir des référentiels à l’échelle de l’entreprise comme les listes d’applications, les pilotes et règles d’allocation, et la taxonomie standard. « Plus nous disposons de données fiables et de qualité, plus nous pouvons les ingérer rapidement et prendre des mesures en conséquence », a-t-il déclaré.
Barilla a déjà expérimenté de nombreux avantages de l’implémentation d’Apptio. Mais comme l’a dit Mr Lonoce, ça ne fait que commencer. La prochaine étape pour eux est d’augmenter l’adoption d’Apptio à travers l’organisation et ensuite d’explorer davantage les avantages du logiciel.
« En augmentant la visibilité et la sensibilisation, nous prévoyons d’élever le niveau de discussion avec nos business owners sur le coût et la valeur de la technologie », a-t-il déclaré. « Et nous nous attendons à trouver des possibilités d’optimisation et d’accroissement de l’efficacité. Je suis sûr que nous serons en mesure, grâce à Apptio, d’être plus rentable dans toute l’entreprise. »
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