Riduzione dei costi IT

Vincoli di budget? Non siete i soli.

È facile che le organizzazioni vengano sopraffatte dai costi e dalla complessità dell’IT. La maggior parte delle organizzazioni ha esaminato attentamente e riprogrammato i propri budget fiscali per eliminare, ritardare o rinegoziare le operazioni al fine di ottenere un potenziale risparmio. Dovendo finanziare iniziative business-critical e sostenere la crescita del business, i leader aziendali sono sempre alla ricerca di nuove opportunità al di là della contabilità generale per riallocare la spesa e ridurre i costi. A cosa si dovrebbe dare priorità?

Si tratta di una decisione importante con serie implicazioni a valle. Costituendo il 30/35% di tutta la spesa IT, il portafoglio di applicazioni è un target ovvio. Ma sapere dove e quando tagliare i costi è fondamentale. Approcci poco precisi all’ottimizzazione delle applicazioni possono creare più problemi di quanti ne risolvano.

Che cos’è la riduzione dei costi IT?

La riduzione dei costi IT consiste nel processo di identificazione ed eliminazione dell’origine degli sprechi, del sottoutilizzo o delle operazioni a basso valore aziendale dal budget IT. Nota anche come ottimizzazione dei costi IT, questa pratica consente di ottenere risparmi che possono ridurre le dimensioni del budget IT o essere reinvestiti in nuove tecnologie per favorire la crescita aziendale.

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Quattro strategie per ridurre i costi IT

Alcune opportunità di riduzione dei costi IT determinano benefici istantanei perché sono immediatamente evidenti e facili da realizzare. Altre opportunità richiedono uno sforzo maggiore per essere individuate e realizzate. Queste quattro strategie di riduzione dei costi IT vengono solitamente classificate dalla più semplice alla più complessa: è più semplice ordinare i principi di gestione finanziaria IT (ITFM) piuttosto che operare sulle forze di mercato per influenzare la domanda. Iniziate con ciò che è più facile da raggiungere, progredendo verso fasi che richiedono un coinvolgimento degli stakeholder sempre maggiore ed esteso.

Scrutinize
Esaminare
per migliorare la situazione

Identificate e correggete le applicazioni imprecise dei principi di gestione finanziaria IT, come i piani di ammortamento e svalutazione disallineati o l'eccessiva riserva di budget.

Economize
Economizzare
per eliminare gli sprechi

Individuate le aree in cui disponete di una capacità superiore a quella necessaria e riassegnate o ritirate le risorse per adeguare la spesa alle esigenze aziendali.

Rationalize
Razionalizzare
per evitare le duplicazioni

Prendete decisioni informate sugli elementi da mantenere per i casi in cui disponete di due o più sistemi che svolgono lo stesso lavoro senza alcuna giustificazione.

Commercialize
Adottare un approccio commerciale
per contenere la domanda

Applicate le forze di mercato relative a prezzi e fatturazione per incoraggiare le Business Unit a dimensionare correttamente il consumo di servizi e risorse IT.

8 aree per eliminare gli sprechi e ridurre i costi IT

Progredendo lungo queste quattro strategie di riduzione dei costi IT, è utile focalizzare gli sforzi su ciascun livello della catena di valore IT: pool di costi (ossia il tipo di asset o servizio tecnologico acquistato), compartimenti di risorse IT (ossia le funzioni tecnologiche supportate dalla spesa IT), applicazioni e servizi (ossia i prodotti o l'output ottenuto con l'IT e di cui fruiscono le Business Unit). Di seguito sono riportate otto aree specifiche su cui concentrarsi.

Spesa

Riducete le riserve di budget monitorando più da vicino la spesa e intraprendendo azioni rapide per evitare eccedenze. Individuate lo scostamento nelle principali aree di spesa IT come software, hardware e personale interno/esterno. Individuate le voci specifiche e i titolari dei centri di costo che causano lo scostamento. Monitorate la varianza di OpEx e CapEx e del mix di costi fissi e variabili per mantenere la flessibilità in caso di austerità.

Applicazioni

Quantificate il valore di business offerto dalle applicazioni, collegando i costi ai driver di business (ad esempio, costo per visitatore Web, ordine e così via). Acquisite visibilità sui costi delle vostre principali applicazioni e sul modo in cui si suddividono tra gestione e sviluppo, infrastruttura e progetti. Utilizzate queste informazioni per ridurre strategicamente gli investimenti in applicazioni che forniscono un valore aziendale ridotto rispetto al loro costo.

Forza lavoro

Comprendete e confrontate il costo medio mensile del personale in diverse applicazioni, aree geografiche e tipologie di ruoli. Utilizzate queste informazioni per esonerare il personale a tempo determinato o a contratto, ritardare i processi di assunzione o sostituzione oppure spostare la manodopera in aree geografiche a basso costo. Riducete al minimo le interruzioni riallocando le risorse interne in conformità con la strategia applicativa o i piani aziendali rivisti.

Fornitori

Riducete i costi razionalizzando i fornitori che offrono funzionalità aziendali ridondanti. Allineate la spesa dei fornitori all'importanza strategica o alla criticità aziendale di progetti, applicazioni o servizi aziendali che supportano. Aumentate la responsabilità tra i team con una visione centralizzata dell'intero portafoglio di fornitori.

Progetti

Assegnate priorità agli investimenti in base a gestione, crescita e trasformazione per identificare i progetti da sospendere o ristrutturare al fine di ridurre i costi operativi e riallocare le risorse. Delegate e riportate esplicitamente i costi di gestione nel piano finanziario in modo che l'impatto su specifici centri di costo sia evidente nei budget degli anni successivi.

Consumo delle Business Unit

Spiegate, in un linguaggio aziendale, ciò che ogni Business Unit riceve per la sua spesa IT. Mostrate il modo in cui i loro consumi determinano la spesa IT, in modo da poter modificare il comportamento delle Business Unit per ridurre i costi di bilancio. Allineate progetti e investimenti IT alle iniziative aziendali e agli sponsor, in modo che i costi IT possano essere ridotti in linea con le riduzioni aziendali. Individuate anomalie di costo tramite il benchmarking della spesa IT per dipendente nelle varie Business Unit.

Cloud

Controllate da un'unica posizione tutti i costi del cloud pubblico tra fornitori come AWS e Azure. Identificate le tendenze in base all'applicazione, al reparto e al tipo di servizio, ad esempio risorse di computing, storage, rete e molto altro ancora. Individuate le anomalie e agite rapidamente per evitare sorprese di fatturazione e rispettare il budget.

Infrastruttura

Individuate i driver che determinano i costi dell'infrastruttura tra risorse di rete e di computing, storage e data center. Tenete traccia dei costi dell'infrastruttura destinati al supporto delle applicazioni, in modo da poter dimensionare correttamente l'infrastruttura in linea con i piani applicativi in continua evoluzione. Ritirate le risorse sottoutilizzate.

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