Granulare IT-Transparenz für bessere Kostenkontrolle, mehr Steuerungsmöglichkeiten und höhere Wertschöpfung

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“[Apptio] hat uns geholfen, für die Führungsebene Transparenz in den Planungsprozess der IT-Kosten zu bekommen – vor allem im Cloud-Bereich. Wir zeigen die Ist-Kosten im Verhältnis zum Budget und können uns auf die monatlichen Abweichungen konzentrieren.”

Lars Oliver Lange
Teamlead IT-Controlling & Management für Deutschland, Hermes

Das Logistikunternehmen Hermes Gruppe ist als Teil der Otto Gruppe der interne Transportdienstleister für Otto, jedoch auch für viele andere Großkunden wie Amazon oder Zalando im Einsatz. Im Jahr 2019 beförderte Hermes mit ca. 15.500 Mitarbeitern weltweit 928 Mio. Pakete und setzte 3,5 Milliarden Euro um. Das Unternehmen betreibt ca. 40.000 Paketshops in ganz Europa.

Die Herausforderung:

Die IT-Abteilung des Unternehmens stand im Jahr 2016 vor der Herausforderung, eine höhere Transparenz der IT-Kosten zu erreichen. Das Ziel war die Kosten zu kontrollieren und den Blickwinkel auf die IT durch die Geschäftsbereiche neu auszurichten, um so die eigene Arbeit gegenüber dem Business besser erklären zu können. Die IT sollte nicht mehr als Costcenter wahrgenommen werden, sondern als Profitcenter, das einen wichtigen eigenständigen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leistet.

Die Lösung:

Die naheliegende Lösung für die Anforderungen der Hermes IT war die Einführung eines TBM Frameworks mit der Unterstützung durch Apptio.

In den Worten von Lars-Oliver Lange, Teamlead IT-Controlling & Management für Deutschland: „Technology Business Management ist für die IT gemacht worden und ist im Prinzip ein Geschäftsmodell, wie IT effizient und effektiv betrieben werden kann.“

Hermes verfolgte mit der TBM-Implementierung drei eindeutig definierte, übergeordnete Ziele. Neben der stärkeren Kostentransparenz für die Finanzabteilung wollte man eine Beschleunigung der Innovationszyklen in der IT sowie eine stärkere Sichtbarkeit der Wertschöpfung durch die IT für die Geschäftsbereiche erreichen. Am Ende der TBM-Reise sollten vier konkrete Benefits stehen, die sich zu Beginn des Prozesses noch als Herausforderungen darstellten: transparente IT, digitale Transformation, Gewinnung neuer IT-Talente und Data Governance.

Die TBM-Reise von Hermes

Dank TBM konnte die IT bei Hermes ihre Rolle deutlich stärken und in allen angestrebten Bereichen Mehrwerte realisieren. Die Hermes IT konnte dank dieser Transparenz ihren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens dokumentieren und durch die vollständige Geschäftsausrichtung aller Technologieinvestitionen ihre Position im Unternehmen neu definieren.

Transparente IT

Eine transparente IT soll das Verständnis für IT-Kosten innerhalb der Geschäftsbereiche fördern, damit das Controlling besser als bisher nachvollziehen kann, welche Kosten in der IT anfallen. „Die TBM Cost Pools [ermöglichen] ein Kontomapping aus dem Finanzbereich“, sagt Lars-Oliver Lange. „Eine Granularität von ungefähr 7 bis 9 Cost Pools gibt allen Beteiligten schon wesentlich mehr Aufschluss, wofür die IT das Geld verwendet, das sie jedes Jahr als Budget bekommt.“ Dazu kommt: Als vertrauenswürdiger interner Berater für die Geschäftsbereiche kann die IT nun auch externe Steuerungsimpulse setzen. Außerdem wurde ein präzises Mapping der IT-Kosten auf die Geschäftsbereiche angestrebt („verursachungsgerechte Zuordnung“), das den Wertgedanken in den Vordergrund stellt.

Digitale Transformation

Das Ziel einer beschleunigten Innovation durch die IT geht Hand in Hand mit einer gelungenen digitalen Transformation, die es Hermes ermöglicht, neue Technologien und agile Arbeitsmethoden in die bestehende IT-Produktwelt einzuführen. Gleichzeitig mussten manche Legacy-Systeme weiterbetrieben werden und in eine sichere neue Umgebung überführt werden.

Gewinnung neuer IT-Talente

Nur ein Arbeitgeber, der durch die Umsetzungsfähigkeit und die Innovationsfähigkeit einer modernen IT punkten kann, ist attraktiv für seine Mitarbeiter. So forcierte man den Aufbau von starken, doch gleichzeitig agilen Teamstrukturen, die auch remote gut funktionierten – Strukturen, die dem Team auch halfen, die COVID-19-Krise effektiv zu meistern.

Data Governance, Sicherheit und Datenschutz

Regulatorische Anforderungen können Agilität und Innovation massiv beeinflussen, wie man in den letzten Jahren deutlich sehen konnte. Deshalb wird jedes Produkt unter dem Gesichtspunkt der „Privacy by Design“ entwickelt: Von Beginn an werden alle Aspekte von Data Governance, Sicherheit und Datenschutz mitgedacht.

Fazit:

Hermes konnte im Rahmen seiner TBM-Reise einige wesentliche Erkenntnisse gewinnen. Die Art, wie die verschiedenen Stakeholdergruppen zusammenarbeiten und kommunizieren, hat sich durch die Einführung von TBM deutlich geändert. Dank der detaillierten Darstellungsmöglichkeiten gelang es beispielsweise, während der Coronakrise kritische Themen wesentlich schneller zu identifizieren und die nötigen Budgets dafür freizugeben, während andere Budgets mit geringerer Priorität umallokiert werden konnten.

Der Wertgedanke steht heute bei jeder IT-Entscheidung an erster Stelle.

Ein Beispiel: Die IT diskutiert mit den Fachbereichen, welche Anwendung vor dem Hintergrund optimaler Effizienz und Stabilität in welche Cloud überführt werden soll und kann die Kosteneffizienz unterschiedlicher Szenarien und Anbieter direkt gegenüberstellen.

Eine weitere Neuerung: Die IT verwendet Use Cases, um gegenüber den Geschäftsbereichen zu argumentieren. So wurde mit Apptio eine Afa-Simulation (Abschreibungs-Vorausschau) für die Projekt- und Budgetplanung möglich, um aufzuzeigen, wie sich IT-Kosten in bestimmten Bereichen entwickeln werden. Dadurch lässt sich in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung der ideale Startzeitpunkt für die Softwareentwicklung punktgenau planen.

„Quintessenz aus diesem ganzen Modell und aus unseren drei Jahren ist, dass eine TBM-Einführung einer ständigen Veränderung und Verbesserung bei Prozessen und Datenquellen bedarf. Man lernt dabei ständig über seine IT und auch über sein Business dazu und ist in der Lage, kontinuierlich Verbesserungen durchzuführen und Kosteneinsparungen zu generieren“, fasst Lange zusammen.

Wenn Ihr Unternehmen bereit dafür ist, durch eine granularere Sicht auf die IT-Finanzen den Beitrag von IT-Investitionen für die Wertschöpfung präzise zu beziffern und Ihrer IT schnellere und zielgerichtetere Innovationen zu ermöglichen, ist es an der Zeit, Technology Business Management von Apptio in Betracht zu ziehen. Kontaktieren Sie uns noch heute.

Erste Schritte

Ob Sie nun Hilfe bei der Analyse der tatsächlichen Cloudkosten, bei der Optimierung Ihrer Technologieausgaben oder bei der Vermittlung des IT-Wertbeitrages für das Unternehmen brauchen, Apptio kann Sie unterstützen.