![ApptioCareers-Employee[1]](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAyMjUgMjc1IiB3aWR0aD0iMjI1IiBoZWlnaHQ9IjI3NSIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5hcHB0aW8uY29tJTJGd3AtY29udGVudCUyRnVwbG9hZHMlMkZlbGVtZW50b3IlMkZ0aHVtYnMlMkZBcHB0aW9DYXJlZXJzLUVtcGxveWVlMS1xZzVuenB5MHdoaWJtbzZvdmJqNGM3MHh0aTUzdmo1OHM0endwajh0dHMucG5nIiBkYXRhLXc9IjIyNSIgZGF0YS1oPSIyNzUiIGRhdGEtYmlwPSIiPjwvc3ZnPg== "ApptioCareers-Employee[1]")
IT-Kennzahlen und KPIs
Lernen Sie die 10 wichtigsten IT-Metriken und KPIs für den strategischen IT-Planungsprozess kennen.
Was sind IT-Kennzahlen?
IT-Kennzahlen sind quantifizierbare Messwerte, die IT-Führungskräften dabei helfen, das IT-Geschäft effizient zu managen. Darüber hinaus unterstützen die traditionell operativen IT-Kennzahlen heutzutage die Ausrichtung von IT-Investitionen auf Basis der Geschäftsstrategie, der Customer Experience und der Cloud-Optimierung. IT-Kennzahlen helfen CIOs bei der Quantifizierung des technologischen Wertbeitrags und der Stärkung des Vertrauens in IT-Leistungen.
CIOs erhöhen den Einfluss und die strategische Rolle der IT, indem sie das Gespräch über den Wert der IT führen. Sie nutzen Leistungskennzahlen, um Entscheidungen zu fokussieren, Beziehungen zu verbessern und neue Mehrwertquellen in der IT zu finden. Metriken ergänzen den Aufbau von Beziehungen und helfen IT-Führungskräften, sich zu einer strategischen Partnerschaft mit Geschäftsführenden zu entwickeln.
Das Definieren, Messen und Überprüfen von IT-Kennzahlen hilft IT-Führungskräften dabei, eine Grundlage für das Gespräch über den Mehrwert zu schaffen, den Technologie für das Unternehmen bietet. Um dieses Gespräch voranzutreiben, hat der TBM Council, eine gemeinnützige, professionelle Organisation, die CIOs bei der Verwaltung des IT-Geschäfts unterstützt, eine Reihe von Kennzahlen zur Bewertung von IT-Investitionen, -Leistung und -Bereitstellung entwickelt.
IT-Kennzahlen im Vergleich zu IT-KPIs
Ein KPI (Abkürzung für „Key Performance Indicator“) ist eine Kennzahl, die verwendet wird, um zu bewerten, ob ein Unternehmen seine Ziele erreicht oder nicht. Per Definition können nicht alle Kennzahlen „key“, also entscheidend, sein, sodass KPIs eine ausgewählte Gruppe von Kennzahlen sind, die für die Erfüllung der Geschäftsziele als wesentlich erachtet werden. Diese Indikatoren helfen Teams, sich auf Bereiche zu konzentrieren, die den größten Mehrwert generieren und die bedeutendsten Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse haben.
Innerhalb der IT sind KPIs sehr effektiv, um die folgenden Fragen zu beantworten: investieren wir an den richtigen Stellen, erhalten wir die erwarteten Ergebnisse und ist unsere Kundschaft mit dem Mehrwert zufrieden, den sie erhalten hat?
Nachlaufende und führende KPIs
KPIs werden üblicherweise als nachlaufend und führend beschrieben. Ein Spätindikator ist rückwärtsgerichtet und misst die Leistung im Nachhinein. Nachlaufende KPIs erfassen, was in der Vergangenheit unternommen wurde, und liefern den Kontext für Verbesserungen.
Im Gegensatz dazu blicken Frühindikatoren in die Zukunft, antizipieren Veränderungen und zeigen Trends auf, sobald sie sich abzeichnen. Führende KPIs ermöglichen Teams, Herausforderungen schnell zu bewältigen, bevor sie sich negativ auf die Geschäftsergebnisse auswirken.
Der Unterschied zwischen einem KPI und einer Kennzahl kann minimal sein, aber stellen Sie es sich so vor: eine Kennzahl kann die Anzahl der eingestellten Mitarbeitenden im Vergleich zu einem bestimmten Ziel messen. Ein KPI dagegen misst, wie dieser Zuwachs an Mitarbeitenden Probleme löst, den Umsatz steigert oder Innovationen fördert.
IT-Kennzahlen unterstützen KPIs, indem sie Kosten, Leistung und Output von IT-Prozessen verfolgen. Um effektiv zu sein, werden sie oft mit etablierten Benchmarks verglichen, die den Kontext für den Wert des KPIs liefern. Auf diese Weise helfen IT-Kennzahlen dabei, Lücken zwischen aktueller und gewünschter Leistung zu ermitteln, den Fortschritt im Zeitverlauf zu verfolgen und zu demonstrieren, wie Prozessverbesserungen die Leistung beeinflussen.
Warum sind IT-Kennzahlen wichtig?
Einem alten Sprichwort nach kann nicht gesteuert werden, was nicht gemessen werden kann. Das mag zwar stimmen, aber genauso gibt es auch Tabellen mit Preisen, Prozentsätzen und fett hervorgehobenen Zahlen, sogenannte Messwerte, die die Steuerung nicht unbedingt einfach machen. Messwerte sind nur so gut wie die Geschichte, die sie erzählen.
Gute IT-Metriken schaffen eine faktenbasierte Methodik zur Messung des Fortschritts bei der Erreichung von Geschäftszielen, indem sie Daten nutzen, um eine Geschichte zu erzählen. Das Erfassen der jährlichen IT-Ausgaben ist leicht, aber erst der Jahresvergleich dieser Daten verleiht ihnen Aussagekraft. Die erste Erhebung ist einfach ein Messwert. Die zweite ist eine Kennzahl, die eine Geschichte erzählt.
Relevante IT-Kennzahlen dienen als Entscheidungshilfe, damit Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen können, indem sie das IT-Team auf die wahren Treiber der Unternehmensleistung ausrichten. Dies war noch nie so wichtig wie heute, da IT-Teams einen Ausgleich zwischen steigenden Geschäftsanforderungen und stagnierenden oder sinkenden Budgets schaffen müssen. Für die Messung, wie sich Technologie auf beides auswirkt, unterstützen IT-Kennzahlen Disziplin und Objektivität.
Relevante und wirkungsvolle Kennzahlen:
- stimmen den Fokus der Mitarbeitenden auf die Prioritäten des Unternehmens ein,
- übermitteln Daten auf eine für die Geschäftsbereiche verständliche Weise,
- optimieren die Entscheidungsfindung,
- steigern die Leistung,
- entwickeln sich mit dem Unternehmen weiter.
Wer nutzt IT-Kennzahlen und KPIs?
IT-Führungskräfte in einer Vielzahl von Rollen und Verantwortlichkeiten profitieren stark von der kontinuierlichen Überprüfung von IT-Kennzahlen und KPIs. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie IT-Kennzahlen zur Verwaltung von Kosten, Leistung, Innovation und Geschäftswert (Business Value) eingesetzt werden können:
- Büro des CIO
- IT-Finanzen
- Infrastruktur und Betrieb
- Anwendungen und Services
- Business Relationship Manager
Investiert die IT-Abteilung den richtigen Betrag, um Wachstum und Innovation im Unternehmen zu unterstützen? Um diese Frage zu beantworten, kann der CIO eine Kennzahl verwenden, die den prozentualen Anteil der IT-Ausgaben an den Gesamtausgaben für Aktivitäten zur Aufrechterhaltung des aktuellen Geschäftsbetriebs, für Projekte zur Unterstützung des Wachstums des aktuellen Geschäftsbetriebs und für Initiativen zur Umgestaltung des Geschäfts mit neuen Produkten oder neuen Märkten berechnet und verfolgt. Sie oder er kann sich auch den Prozentsatz der Ermessensausgaben ansehen, die sich diesen Kategorien zuordnen lassen.
Verfügt die IT über die erforderliche finanzielle Flexibilität, um mit den Änderungen der Geschäftsanforderungen, der Strategie oder den Märkten Schritt zu halten? Ein*e IT-Finanzanalyst*in wird sich die variablen Ausgaben im Vergleich zu den IT-Gesamtausgaben ansehen, um diese Frage zu beantworten. Dies hilft ihm oder ihr zu verstehen, wo der Saldo von Anlagevermögen und variablen Ressourcen angepasst werden kann, um die Kosten besser an die Geschäftsanforderungen anzupassen. Ist die IT-Kostenstruktur stark festgelegt? Wo kann die IT die Ressourcen von Anbietenden und ausgelagerte Services, einschließlich der Cloud, variabel und bedarfsgerecht nutzen?
Wo kann ich Kosten senken und die entsprechenden Ersparnisse wieder investieren, um technische Schulden abzuzahlen oder in neue unternehmenskritische Funktionen zu investieren? Um zu ermitteln, was sich zur Optimierung eignet, überprüft eine I&O-Führungskraft die mit Rechenzentren, Datenverarbeitung, Speicher und Netzwerkkapazität verbundenen Volumen und Gesamtkosten. Durch die Aufteilung der Gesamtkosten nach Volumen können die Einheitskosten im Hinblick auf die Effizienz bewertet und mit Benchmarks oder alternativen Liefernden verglichen werden.
Stimmen die Priorisierung und Investitionen im IT-Bereich mit der Strategie des Unternehmens überein? Wo gibt es Redundanzen oder Unternutzung, und welche Anwendungen sollten wir aufgeben? Eine Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten, besteht darin, einen Vergleich der Portfolioinvestitionen über die Betriebs- und Erstellungskosten von Anwendungen hinweg zu erstellen. Diese Kennzahl kann die Gesamtkosten für infrastrukturelle Anwendungen und Services, Geschäftsmöglichkeiten und/oder externe kundenorientierte Services darstellen, einschließlich aller Aspekte von Hardware und Software bis hin zu Personal und externen Services. Sie kann die Ausgaben weiter nach Volumen aufteilen, um die Einheitskosten zu berechnen, die die relative Effizienz mehrerer Alternativen aufzeigen.
Wie vermittelt man den Geschäftsbereichen den Zusammenhang zwischen Konsumverhalten und IT-Kosten, um diese Kosten jährlich zu senken? Ein Business Relationship Manager kann sich die IT-Ausgaben für jeden Geschäftsbereich ansehen, aufgeteilt nach Services, um diese Frage zu beantworten. Diese Kennzahl deckt das verbrauchte Volumen und die damit verbundenen Einheitskosten auf.
Wie verfolge ich IT-Kennzahlen?
Daten sind für die Verfolgung von IT-Kennzahlen von zentraler Bedeutung und bilden das Rückgrat jedes Programms. Gute Kennzahlen erfordern die Identifizierung der richtigen Quellen, die Integration geeigneter Quelldatenspalten und die Ausrichtung von Formaten.
Welche Art von Daten wird benötigt?
Viele IT-Teams beginnen mit drei bis fünf Datenquellen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, darunter:
- Finanzen: Hauptbuch, Anlagenregister, Kontenplan, Budget
- Technologie: Server, Netzwerk, Cloud-Anbietende, Speicher, CMDB
- Portfolios: Anwendungen, Projekte, Mitarbeitende, Anbietende
- Service: Tickets, Servicekatalog
Wie sollten Kosten kategorisiert werden?
Die Taxonomie hilft dabei, Unternehmensdaten mit IT-Kosten in Verbindung zu bringen. Aus diesem Grund empfiehlt der TBM Council die im Apptio TBM Unified Model™ (ATUM™) verwendete branchenübliche Taxonomie. ATUM standardisiert ein Kostenmodell, mit dem IT-Führungskräfte ihr Technologiegeschäft steuern können.
Die Taxonomie von ATUM richtet die Kosten an der gängigen Terminologie aus, automatisiert die Kategorisierung über Zuordnungsregeln und passt Kategorien bei Bedarf an oder erweitert sie. Außerdem wird ein Standardmodell für die Kostenverteilung mit vordefinierten Zuordnungsregeln festgelegt, bei dem die Kosten auf verbrauchende Elemente aufgeteilt und mit Betriebsdaten gewichtet werden.
Nachdem die Kosten aus verschiedenen Datenquellen berechnet, in Standardkategorien organisiert und Kennzahlen zugeordnet wurden, können CIOs sie mithilfe von Dashboards auf einen Blick messen und steuern. Dashboards ermöglichen Führungskräften im IT- und Geschäftsbereich auf effiziente automatisierte Weise Kennzahlen zu erfassen und zu analysieren, die für die wöchentliche oder sogar tägliche Kosten- und Leistungssteuerung von zentraler Bedeutung sind.
Im Idealfall sind Dashboards so konzipiert, dass sie sich entsprechend der Veränderungen der Umstände weiterentwickeln. Ein Beispiel für sich entwickelnde Kennzahlen kann folgendermaßen aussehen:
Nehmen wir an, dass es anfangs für die IT-Abteilung ausreicht, eine Momentaufnahme des Prozentsatzes der Projekte zu haben, die rechtzeitig beginnen. Diese Kennzahl basiert auf einer Sammlung sehr grundlegender „Ja/Nein“-Datenpunkte. Ein logischer nächster Schritt besteht darin, den Prozentsatz dieser Projekte zu erfassen, die rechtzeitig abgeschlossen wurden. Dies wiederum führt zu einer Kennzahl, die den Prozentsatz der Projekte zeigt, die nicht nur pünktlich abgeschlossen, sondern auch im Rahmen des Budgets abgeschlossen und den erwarteten Lieferumfang erfüllt haben.
Dieses Team benötigt ein Dashboard, das eine zentrale Ansicht der Kennzahl bietet und eine Anpassung ermöglicht, die die Entwicklung des Ziels widerspiegelt.
Das CIO-Dashboard von Apptio, eine Funktion, die in ApptioOne verfügbar ist, verwendet einen Standardsatz von Kennzahlen von Drittanbietenden, die vom TBM Council ratifiziert und von CIOs führender Unternehmen und Branchenanalysten überprüft wurden. Die Ansicht bietet eine Zusammenfassung der wichtigsten Kostenkennzahlen auf Führungsebene nach Geschäftsbereichen, Anwendungen, Infrastruktur, finanzieller Varianz und Public Cloud.
Wann werden IT-Kennzahlen verwendet?
IT-Kennzahlen können ihre Aufgabe nur erfüllen, wenn sie die nötige Aufmerksamkeit von IT-Entscheidungstragenden erhalten. Es ist wichtig, für verschiedene Zielgruppen und Aspekte der IT-Leistung eine regelmäßige Überprüfung der IT-Kennzahlen einzurichten. Dies hilft dem Team, relevante Erkenntnisse zu gewinnen und rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Monatliche Überprüfungen durch Führungskräfte
CIOs profitieren unmittelbar von einem monatlichen Meeting mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitenden, in dem die Unternehmensleistung besprochen wird. Mit diesem internen Update bleiben alle auf dem aktuellen Stand. Die Agenda kann einen Überblick darüber enthalten, was im Laufe des Monats in der IT-Abteilung passiert ist, welche Tendenzen verschiedene KPIs aufweisen und ob Korrekturmaßnahmen erforderlich sind oder nicht. Sie kann auch eine Zusammenfassung der Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten oder die Auswirkungen auf den Ausgaben-Forecast enthalten. (Bei Apptio haben wir einen Best-Practice-Ansatz für dieses Meeting entwickelt: „IT Leadership TBM Review“ oder ITLTR.)
Vierteljährliche Geschäftsberichte
CIOs und Business Relationship Manager sollten vierteljährlich Besprechungen mit den Beteiligten der Geschäftsbereiche durchführen, die IT-Services nutzen. Dieses externe Gespräch fördert die gemeinsame Ausrichtung verschiedener Teams. Die Agenda kann sich auf den Wertbeitrag konzentrieren, den die IT für die Geschäftsbereiche liefert, auf den Einfluss der Konsumentscheidungen der Geschäftsbereiche auf ihre IT-Kosten und auf die Bereiche, in denen IT-Investitionen angeglichen werden müssen, um sich an zukünftige Geschäftsprioritäten anzupassen. Diese Besprechungen sind von entscheidender Bedeutung, um die Transparenz zu bieten, die Vertrauen zu Beteiligten schafft und sie dazu ermutigt, die IT als bevorzugte Partnerin für Technologiedienste zu betrachten.
Jährlicher Planungsprozess
In der zweiten Hälfte jedes Geschäftsjahres führen die meisten Unternehmen einen strategischen Planungsprozess durch, um Ziele, Strategien, Taktiken und Investitionen für das Folgejahr zu ermitteln. IT-Kennzahlen sind für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung, da sie IT-Entscheidungstragenden helfen, die Realisierung ihrer Pläne für das laufende Jahr zu beurteilen. Sie bieten zudem eine Grundlage für die Planung von Anpassungen für das neue Jahr. Mit diesem Wissen können IT-Führungskräfte strategische Optionen abwägen und mit Zuversicht fundierte Investitionsentscheidungen treffen.
Welche IT-Kennzahlen und KPIs sollte ich im Auge behalten?
Es gibt Tausende von Kennzahlen, die Aufschluss über IT-Kosten, -Leistung und -Output geben. Aber mehr ist nicht immer besser. Tatsächlich kann ein Mehr überwältigend und unproduktiv sein. Stattdessen sorgt ein Top-Down-Ansatz für die Entwicklung von Kennzahlen dafür, dass sich IT-Führungskräfte nur auf die Daten konzentrieren, die wichtige Geschäftsentscheidungen beeinflussen. Durch den Fokus auf das Wesentliche wird sichergestellt, dass IT-Teams besser in der Lage sind, die Auswirkungen auf bestimmte Ergebnisse zu verstehen und zu kommunizieren. Im Rahmen einer Befragung wurden CIOs von Apptio dazu aufgefordert, eine optimale Auswahl von Kennzahlen zur Führung der IT als Unternehmen zu priorisieren. Dabei ergaben sich die folgenden Kategorien.
Grundlegende Finanzkennzahlen
Finanzkennzahlen helfen IT-Führungskräften dabei, die Ausgaben und Investitionen für Technologie zu steuern, und sind von entscheidender Bedeutung für die Steuerung des IT-Geschäfts. Diese Kennzahlen unterstützen die Steuerung der finanziellen Gesundheit der Abteilung und können Hebel für Kostensenkungen, eine bessere Ressourcenzuweisung und eine stärkere Rechenschaftspflicht aufzeigen.
- 1. IT-Ausgaben im Vergleich zur Planung
- 2. Gesamtkosten für Anwendungen und Services
- 3. Prozentsatz der IT-Ausgaben für die Cloud
Kennzahl 1: Tatsächliche im Vergleich zu geplanten IT-Ausgaben (für OpEx- und CapEx-Budgets)
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Entsprechen Ihre Ausgaben den Erwartungen?
- In welchen Bereichen sind die Ausgaben höher/niedriger als erwartet?
Verwendung:
- Anomalien erkennen und berichtigen, bevor sie zu Krisen werden
- Verantwortlichkeit innerhalb der IT-Organisation fördern
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Beispiel:
Die Betrachtung der IT-Ausgaben im Vergleich zur Planung ist wichtig, um die Einhaltung des Budgets im Laufe des Jahres zu überwachen und Anomalien zu beheben, bevor sie nicht mehr ausgeglichen werden können.
Zum Beispiel: Unternehmen A stellt fest, dass externe Beratende für die Fertigstellung eines Projekts länger als erwartet benötigen, was dazu führt, dass mehr Budget als vorgesehen verbraucht wird. Mit dieser Kennzahl und einer monatlichen Überprüfung sind der CIO und das IT-Finanzteam in der Lage, die Abweichungen zu erkennen und die Ursache zu identifizieren, damit sie das Problem lösen können, bevor es außer Kontrolle gerät. Darüber hinaus ist das IT-Team in der Lage, mit dieser Kennzahl Szenarien für die Verzögerung oder Neupriorisierung anderer Initiativen oder Projekte zu analysieren, um das jährliche Budget zu kompensieren und einzuhalten.
Kennzahl 2: Gesamtkosten für Anwendungen und Services
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Entsprechen Ihre Ausgaben den Erwartungen?
- In welchen Bereichen sind die Ausgaben höher/niedriger als erwartet?
Verwendung:
- Anomalien erkennen und berichtigen, bevor sie zu Krisen werden
- Verantwortlichkeit innerhalb der IT-Organisation fördern
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Beispiel:
Die Betrachtung der IT-Ausgaben im Vergleich zur Planung ist wichtig, um die Einhaltung des Budgets im Laufe des Jahres zu überwachen und Anomalien zu beheben, bevor sie nicht mehr ausgeglichen werden können.
Zum Beispiel: Unternehmen A stellt fest, dass externe Beratende für die Fertigstellung eines Projekts länger als erwartet benötigen, was dazu führt, dass mehr Budget als vorgesehen verbraucht wird. Mit dieser Kennzahl und einer monatlichen Überprüfung sind der CIO und das IT-Finanzteam in der Lage, die Abweichungen zu erkennen und die Ursache zu identifizieren, damit sie das Problem lösen können, bevor es außer Kontrolle gerät. Darüber hinaus ist das IT-Team in der Lage, mit dieser Kennzahl Szenarien für die Verzögerung oder Neupriorisierung anderer Initiativen oder Projekte zu analysieren, um das jährliche Budget zu kompensieren und einzuhalten.
Kennzahl 3: Prozentsatz der IT-Ausgaben für die Cloud
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Erreichen wir unsere „Cloud-first“-Ziele?
- Steigen die Ausgaben für die Cloud bei gleichzeitiger Reduzierung der IT-Ausgaben On-Premises?
Verwendung:
- Cloud-Migration priorisieren
- Validieren Sie schnelle Migrationserfolge, um den Business Case für die Cloud-First-Strategie zu bestätigen.
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Beispiel:
Unternehmen A möchte seine „Cloud-first“-Strategie validieren. Das Unternehmen hat einen erheblichen IT-Fußabdruck On-Premises. Die zahlreichen Legacy-Anwendungen müssen umgestaltet, neu aufgesetzt oder neu angeschafft werden. Die IT-Abteilung setzt Prioritäten und kalkuliert die Entwicklungsarbeit. Dennoch müssen Führende in der Technologie den Erfolg der Cloud-Einführung anhand von Finanzkennzahlen kommunizieren, die für die obersten Führungskräfte verständlich sind.
Durch die Verfolgung des Anteils der IT-Ausgaben für die Cloud können Technologieführer Infrastrukturen und Anwendungen identifizieren, die sich im Laufe der Zeit als resistent gegen eine Migration oder Ausmusterung erweisen.
Kennzahlen für die Bereitstellung
- 4. Produktdurchlaufzeiten
- 5. Durch das Portfolio erbrachter Business Value pro Quartal
Kennzahl 4: Produktdurchlaufzeiten
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Wie lange dauert es von der ersten Anfrage bis zur Lieferung eines bestimmten Produkts oder einer Funktion?
Verwendung:
- Vorhersage der gelieferten Fähigkeiten (kostensparend oder umsatzfördernd)
- Legen Sie Erwartungen für diejenigen fest, die darauf warten, dass der vorgeschlagene Wert geliefert wird, und steuern Sie diese.
Frequenz:
- Program Increments (PI) (Programminkremente)
Tipp:
Unternehmen setzen auf Agile, um die Markteinführung zu beschleunigen, die Kundennachfrage zu erfüllen und die Produktivität zu steigern. Die Einführung von Agile allein führt jedoch nicht zu diesen Ergebnissen. Es werden zusätzliche Kennzahlen benötigt, um Erfolge messen zu können. Agile Kennzahlen überwachen die Produktivität während des gesamten Softwareentwicklungszyklus. Aber Produktportfolios werden letztendlich anhand der Zeit zwischen der Anforderung der Bereitstellung eines Produkts und der tatsächlichen Bereitstellung bewertet. Ein strategischer IT-Plan muss laufende Überprüfungen der Produktdurchlaufzeiten beinhalten.
Kennzahl 5: Durch das Portfolio erbrachter Business Value pro Quartal
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Wie genau sind unsere Schätzungen des gelieferten Werts?
- Welche Ressourcen sollten wir neu zuordnen, um bessere Schätzungen zu erhalten?
Verwendung:
- Bauen Sie Vertrauen zwischen Produktmanagern, -managerinnen und dem Unternehmen durch genaue Schätzungen des gelieferten Werts auf.
- Wertabweichungen frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Tipp:
Agile Teams können Unternehmenserwartungen nicht mit ungenauen Schätzungen des erbrachten Business Values erfüllen. Produktmanager benötigen eine Trendlinie des pro Quartal durch das Portfolio erbrachte Business Value, um die Genauigkeit der Schätzung zu verbessern, und um Ressourcenengpässe zu kennzeichnen, wenn Unternehmensanforderungen die Produktivzeiten eines Teams übersteigen. Die Messung und Überwachung des Business Values ermöglicht Produktmanagern, Lieferverpflichtungen zu erfüllen. Ein strategischer IT-Plan ist gefährdet, wenn Führungskräfte den pro Quartal durch das Portfolio erbrachte Business Value nicht überprüfen können.
Kennzahlen für Innovation und Agilität
Kennzahlen für Innovation und Agilität konzentrieren sich auf die Priorisierung und Förderung von Investitionen zur Veränderung oder Transformation des Unternehmens. Die Daten hinter diesen Kennzahlen ermöglichen eine Portfolioansicht der IT-Kosten, Projektinvestitionen, die sich auf die Veränderung des Unternehmens konzentrieren, und Technologieinvestitionen in neue Funktionen wie die Cloud.
- 6. Prozentsatz von IT-Investitionen für Betrieb, Wachstum und Transformation
- 7. Prozentsatz der Projektausgaben für kundenorientierte Initiativen
Kennzahl 6: Prozentsatz der IT-Investitionen für Betrieb, Wachstum und Transformation des Unternehmens
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Wie priorisieren wir unser IT-Budget von Unterhalt im Vergleich zu Wachstumsinitiativen?
- Investieren wir genug in technologische Innovationen?
Verwendung:
- Ausgaben von „Unterhalt“ (Run-the-Business) auf Investitionen in „Wachstum“ und „Transformation“ („Grow-the-Business) verlagern
- IT-Ausgaben auf strategische geschäftliche Prioritäten ausrichten
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Beispiel:
Diese Kennzahl kann für Führungskräfte sehr aufschlussreich sein, da sie die Ausgewogenheit der IT-Ausgaben aufdeckt. Stellen Sie sich drei völlig unterschiedliche Unternehmen vor. In Unternehmen A spielt die IT keine bedeutende strategische Rolle. Etwa 85 % des IT-Budgets „halten es am laufen“ und nur 15 % werden in das Wachstum des Unternehmens investiert. In Unternehmen B werden 60 % des Budgets für Run the Business und 40 % für Initiativen ausgegeben, die auf das Wachstum des Unternehmens ausgerichtet sind. Und Unternehmen C gibt 50 % des IT-Budgets für Run the Business aus, 30 % für das Wachstum des Unternehmens und weitere 20 % für die Transformation des Unternehmens.
Die Kennzahl „Prozentsatz der IT-Investitionen“ hilft jedem Unternehmen dabei, zu verstehen, welche Investitionen es bezüglich der Geschäftsziele macht und liefert ein Benchmarking, mit dem es bei Bedarf den Fokus ändern kann.
Kennzahl 7: Prozentsatz der Projektausgaben für kundenorientierte Initiativen
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Investieren wir genug in Projekte, die sich auf das Geschäft auswirken?
- Geben wir der Customer Experience eine angemessen hohe Priorität?
Verwendung:
- Für einen relevanten Effekt der IT auf externe Kundschaft sorgen
- Interne „Laborversuche“ erfassen und beschränken
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Beispiel:
„Erleichtern wir es ihnen, mit uns Geschäfte zu machen“ ist ein neuer Ansatz der Vorstandsetage bei Unternehmen X. Deshalb hat der CEO die Geschäftsbereiche aufgefordert, Anwendungen und Technologien zu finden, Hindernisse für die Kundschaft des Unternehmens aus dem Weg räumen.
IT-Führungskräfte können mithilfe eines analytischen Ansatzes den Projektschwerpunkt darlegen und Ausgabenlücken aufzeigen. Kennzahlen wie diese zeigen, wo Technologie zur Verbesserung der Customer Experience eingesetzt wird und wo mit ihr die Geschäftsziele erreicht werden. Mit diesen Daten können CIOs Prioritäten verwalten, Backoffice-Ausgaben im Vergleich zu kundenbezogenen Ausgaben im Auge behalten und Bericht über die Ergebnisse an die Geschäftsbereiche erstatten.
Kennzahlen zum Business Value
Kennzahlen zum Business Value helfen CIOs aufzuzeigen, wie Technologieinvestitionen die Geschäftsergebnisse beeinflussen (oder nicht). Diese Kennzahlen analysieren den Wert, indem sie die Auswirkungen inkrementeller IT-Investitionen auf die Geschäftsmöglichkeiten, Geschäftsziele und den Umsatz verfolgen.
- 8. IT-Ausgaben nach Geschäftsbereich
- 9. Kundenzufriedenheitswerte
- 10. Prozentsatz der IT-Investitionen nach Geschäftsinitiative
Kennzahl 8: IT-Ausgaben nach Geschäftsbereich
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Welche Auswirkungen hat der Verbrauch pro Geschäftsbereich auf die IT-Kosten?
- Wie sehen die relativen IT-Kosten der einzelnen Geschäftsbereiche aus?
Verwendung:
- Nachfrage steuern, indem Geschäftsbereichen der Einfluss des Verbrauchs auf die Kosten aufgezeigt wird
- Ausreißer erfassen, um Budgetüber-/unterschreitungen aufzudecken
Frequenz:
- Monatlich und vierteljährlich
Überlegung des CIO:
Transparenz hinsichtlich der Nachfrage nach IT in den jeweiligen Geschäftsbereichen verändert die Art und Weise, wie in den Geschäftsbereichen über IT gedacht wird. Unabhängig davon, ob Sie die Kontrolle über die IT-Ausgaben auf die Geschäftsbereiche verteilen oder alle IT-Ausgaben unter dem CIO zentralisieren, können Kennzahlen, die die IT-Ausgaben nach Geschäftsbereich aufteilen, aufschlussreich sein. Das liegt daran, dass diese Kennzahl oft ein Ausgangspunkt für produktive Diskussionen mit den Geschäftsbereichen über Wertbeitrag, Nachfrage und die Anpassung von IT-Investitionen ist. Wenn die zusammenarbeitenden Geschäftsbereiche erkennen, dass sie für ihren Verbrauch verantwortlich sind, kann dies erhebliche Auswirkungen haben.
Kennzahl 9: Kundenzufriedenheitswerte der betrieblichen Services
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Unterstützt die IT die Geschäftsbereiche gut genug?
- Wie wird die IT von der internen Kundschaft wahrgenommen?
Verwendung:
- Probleme mit der Wahrnehmung der IT innerhalb des Unternehmens erkennen und beheben
- Eine Kultur der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung in der IT fördern
Frequenz:
- Jährlich
Tipp:
Kundenzufriedenheit kann auf verschiedene Arten erfasst werden: Interviews, Umfragen, E-Mails und Feedback-Schaltflächen sind bewährte Methoden, um die Kundenzufriedenheit zu verstehen. Laut Forrester ist „… die einfachste und kundenorientierteste Methode, diese Daten zu sammeln, ein kurzes Formular: Eine Feedback-E-Mail, die unmittelbar nach der Abwicklung der Anfrage gesendet wird, oder eine Feedback-Schaltfläche, die über das Internet und mobile Apps verbunden ist. Dann erhält man ein- oder zweimal im Jahr durch eine CSAT-Umfrage basierend auf 15 bis 30 Fragen detailliertere Informationen.“
Analysten schlagen außerdem vor, das Engagement des Managements zu erhöhen und Anreize für die Befragten zu definieren, um maximale Reaktionsraten sicherzustellen.
Kennzahl 10: Prozentsatz der IT-Investitionen nach Geschäftsinitiative
Diese Kennzahl beantwortet die folgenden Fragen:
- Sind IT-Projekte auf geschäftliche Prioritäten ausgerichtet?
- Investieren wir genug in unsere strategischen Initiativen?
Verwendung:
- IT-Ausgaben an geschäftlichen Strategien ausrichten
- Projekte erfassen, die nicht zu den Geschäftszielen beitragen
Frequenz:
- Jährlich
Beispiel:
Für geschäftliche Initiativen sind Investitionen in Technologie erforderlich. Wenn sich Unternehmen A auf die Verbesserung der Behandlungsergebnisse von Pantientinnen und Patienten durch den Aufbau mobiler Funktionen und die geografische Expansion konzentriert, dann können IT-Führungskräfte mit dieser Kennzahl sicherstellen, dass die IT zur Unterstützung dieser Initiativen durch das richtige Zuordnen des Geldes beiträgt. Nutzen Sie diese Kennzahl, um die Anpassung an die Geschäftsstrategie klar auszudrücken und die erforderlichen Investitionen zum Erreichen der Geschäftsziele zu belegen.
Was sind die größten Herausforderungen bei IT-Kennzahlen?
Fehlerhafte Daten
„Meine Daten sind noch nicht bereit“ ist eine häufige Entschuldigung dafür, dass IT-Kennzahlen oder KPIs nicht genutzt werden. Gültigkeit, Integrität, Konsistenz, Relevanz zählen zu den Bedenken bei der Einrichtung von IT-Kennzahlen, die Analysen und Entscheidungen vorantreiben. Aber so wie die Kosten für schlechte Daten erschreckend sein können, können die Einsparungen und der Nutzen, die durch die bereits wenigen genauen Kennzahlen erzielt werden, ein Grund für den Einstieg sein.
Die Daten werden sich niemals in einem Vakuum verbessern. Genau wie Muskeln Training benötigen, um stark zu werden, müssen Daten verwendet werden, um sich zu verbessern. Warten Sie also nicht, bis Ihre Daten perfekt sind. Verwenden Sie stattdessen Ihre Daten, damit sie perfekt werden.
Missverständliche Terminologie
IT-, Finanzabteilung und Geschäftsbereiche mit einer gemeinsamen Taxonomie von IT-Funktionen dazu zu bringen, nach dem gleichen Konzept vorzugehen, ist für die Erstellung von IT-Kennzahlen, die an die Geschäftsziele anknüpfen, von entscheidender Bedeutung. Eine der größten Herausforderungen von heute besteht darin, dass IT-Finanzkennzahlen häufig vom Hauptbuch zum CIO kommen. Um die Verantwortlichkeit zu steigern, ist es wichtig, dass das IT-Team in der Lage ist, Kostendaten in eine Sprache zu übersetzen, die sowohl die IT als auch die Geschäftsbereiche verstehen und nutzen können, um eine bessere Leistung zu erzielen. Idealerweise nutzt die IT diese Daten, um bessere Entscheidungen über Investitionen zu treffen und mit den Geschäftsbereichen zusammenzuarbeiten, um den Wertbeitrag effektiver zu kommunizieren.
Angst vor Transparenz
IT-Führungskräfte wissen oft, dass sie einige „Leichen im Keller“ haben, ineffiziente Bereiche, die eine bessere Steuerung erfordern, die sie nur ungern ans Licht bringen möchten. Die Situation hat im Allgemeinen zwei Seiten. Erstens ist die Situation nicht so schlimm, wie man denkt. IT-Führungskräfte treffen jeden Tag vernünftige Entscheidungen auf der Basis spärlicher Daten. Zweitens gibt es Leichen in jedem IT-Keller. Schwächen zu erkennen und zu korrigieren ist gut für das Geschäft.
Verzögerungen der Analyse
Die Datenaktualität selbst kann eine wichtige Kennzahl sein. Wenn das IT-Team das Hauptbuch monatlich (oder häufiger) lädt und seine Kosten betrachtet, erkennt der CIO Probleme mit größerer Wahrscheinlichkeit, bevor sie eskalieren. Leider geschieht es häufig, dass Kennzahlen erst bewertet werden, wenn die Kontenabstimmung mit der Finanzabteilung stattfindet. Dann ist es bereits zu spät, schnell voranschreitende Probleme anzugehen.
In der heutigen Cloud-fähigen Welt ist dies ein wichtiges Thema. Cloud-Ausgaben können innerhalb weniger Tage aus dem Ruder laufen. Wenn Sie ein ganzes Quartal warten, bis die Finanzabteilung die Kosten abgleicht, sind Überraschungen sehr wahrscheinlich. CIOs fragen sich vielleicht: „Warum hat mir niemand gesagt, dass ich in diesem Quartal 10.000 $ für die Cloud eingeplant, aber am Ende 200.000 $ ausgegeben habe?“
Arbeits- und zeitintensiv
Es braucht Arbeit und Zeit, um gute Kennzahlen einzurichten, vor allem, wenn Sie keinen Zugriff auf Software haben, die speziell für die Berechnung genauer Kennzahlen über IT-Kosten und -Wertbeitrag entwickelt wurde. Da die meisten IT-Führungskräfte Schwierigkeiten haben, die richtigen IT-Kennzahlen mithilfe von allgemeinen Tools wie Tabellen, Finanzsystemen und Business-Intelligence-Systemen zu berechnen und zu melden, ist es ihrer Meinung nach kostspielig und zeitaufwändig, sie auch nur in eine annähernd korrekte Richtung zu bringen. Das Ergebnis ist oft ein brüchiges Modell, das nicht wendig genug ist, um mit Anforderungen nach neuen Analysen oder Änderungen im Unternehmen Schritt zu halten.
Apptio kann helfen. Erfahren Sie mehr über unsere SaaS-basierten Analyse- und Datenanwendungen, mit denen IT-Führungskräfte ihre Technologieinvestitionen analysieren, optimieren, planen und bewerten können.
