Programmazione IT per il 2021
Secondo le ultime previsioni di Gartner Inc., la spesa IT a livello mondiale dovrebbe raggiungere i 3,4 trilioni di dollari nel 2020, con un calo dell’8% rispetto al 2019.1Anche se può essere allettante dare un taglio netto a questo numero, i leader IT di maggior successo devono implementare un approccio studiato con precisione chirurgica. I CIO hanno bisogno di una soluzione di pianificazione e analisi che consenta di ottenere insight tempestivi e che permetta conversazioni strategiche in tutta la C-suite.
L’opportunità di definizione di budget e pianificazione nel 2021
Le organizzazioni che sono in grado di crescere anche nei periodi di crisi sono quelle abbastanza agili da ri-pianificare e fare nuove previsioni rapidamente.
Molte organizzazioni non hanno questa agilità perché i responsabili finanziari continuano a utilizzare processi di pianificazione basati su fogli di calcolo. Ciò vale soprattutto per i reparti IT, in quanto i sistemi finanziari aziendali non sono in grado di fornire i dettagli granulari necessari ai responsabili di questi reparti per prendere decisioni basate sui dati.
La spesa IT sta diventando sempre più difficile da gestire a causa della complessità dei modelli di calcolo dei costi IT e della pressione necessaria per ottenere cicli di pianificazione più stringenti (ad esempio, trimestrali, mensili, continui). I processi esistenti si stanno rivelando incapaci di sostenere la pressione delle richieste dinamiche dei clienti. Le strutture che hanno costi poco trasparenti e complessi della tecnologia non consentono di prendere decisioni informate, necessarie per eliminare o riallineare la spesa destinata a finanziare investimenti business-critical. Ciò ha come conseguenza la duplicazione della spesa, stime cautelative e sottofinanziamento dei progetti per la crescita.
La leadership IT lotta per chiedere ai responsabili del budget di rispondere delle loro azioni. Questa è la posta in gioco quando non si è in grado di prevedere la fine della crisi attuale o di eventuali prossime crisi.
Questo articolo illustra le fasi necessarie per migliorare il processo di pianificazione nel 2021 e spiega come Apptio IT Financial Management Foundation può aiutarvi a gestirlo.
Quattro passaggi per la definizione del budget e la pianificazione nel 2021
N. 1: evitare l’uso di fogli di calcolo
I sistemi basati su Excel sono intrinsecamente fragili, statici e complessi da mantenere, causando problemi in ogni processo di gestione finanziaria. L’aggregazione e la pulizia manuale dei dati da sistemi diversi richiedono energia e concentrazione e rendono invisibili le opportunità di ottimizzazione. L’IT Finance diventa reattivo invece di essere un partner commerciale strategico.
Apptio IT Financial Management Foundation sposta l’impegno dall’aggregazione e pulizia dei dati a basso valore aggiunto alla generazione di insight e raccomandazioni strategiche. Come soluzione di IT Financial Management appositamente realizzata, Apptio fornisce un’unica fonte di dati, creata su un modello di costi basato su standard con una visione granulare della spesa tecnologica che comunica con precisione gli insight ai responsabili di un’organizzazione.
N. 2: accelerare il processo di budget
I sistemi sviluppati internamente sono stati fondamentali per le aziende finora. Tuttavia, questi sistemi non sono pensati per fare fronte alla velocità, all’agilità o alla resilienza oggi necessarie. L’elaborazione manuale dei dati provenienti da fonti diverse genera tempi di ritardo e quindi presenta la necessità di un modello. Quando si decide di riallineare gli investimenti con i cambiamenti della strategia aziendale, la maggior parte dei modelli non dispone del livello di visibilità granulare e di reattività necessario per eseguire scenari ipotetici efficaci.
Apptio IT Financial Management Foundation conduce previsioni reattive e pianificazione di scenari. Gli insight sull’ottimizzazione dei costi identificano le opportunità di tagliare, rinviare o reinvestire in priorità critiche.
N.3: ridurre le stime cautelative e finanziare l’innovazione
Le stime cautelative offrono ai titolari dei centri di costo IT una protezione del budget per i loro progetti e programmi.
Non sapendo se possono adeguare i loro calcoli a metà anno in caso di errori, considerano il processo di pianificazione annuale come la loro unica possibilità di gonfiare il loro budget per garantire che non venga sforato alla fine dell’anno. Le stime cautelative consentono di posizionarsi sulla difensiva di fronte a un processo di pianificazione inefficiente.
Apptio IT Financial Management Foundation accelera la creazione di una nuova linea di base del modello di finanziamento, consentendo di ridurre la varianza o le stime cautelative entro l’1% del piano. Spostando il 3-5% della spesa di gestione alla spesa per la crescita annualmente, è possibile fornite ai team finanziari e IT un’unica soluzione integrata per organizzare i dati dei costi, ottimizzare, pianificare e monitorare gli investimenti tecnologici.
N. 4: tradurre il piano strategico nel piano operativo
L’inefficienza della spesa tecnologica, dovuta a processi decisionali isolati, lascia l’azienda con una comprensione incompleta dei costi delle decisioni in questo ambito. Questo divario tra strategia e operazioni mina la credibilità, la fiducia e la partnership, rendendo l’IT più un peso che un partner commerciale di valore. Già in ritardo, l’IT Finance è bloccato in un vortice reattivo che causa rallentamenti nelle decisioni e potenziali passi falsi.
Apptio IT Financial Management Foundation promuove la responsabilizzazione e la prevedibilità tramite un linguaggio comune per consentire la collaborazione tra gli stakeholder interfunzionali. L’accesso alle informazioni e ai processi offre ai CIO e ai CFO una base comune per prendere decisioni rapide, ma ragionate. Ciò consente ai team di Finance IT di trovare il tempo di “mettersi al tavolo” per pianificare una strategia, piuttosto che comportarsi come processori di dati o di fogli di calcolo.
Per maggiori dettagli, leggete l’eBook Definizione di budget e pianificazione nel 2021.
