IT-Kostensenkung

Budgetbeschränkungen? Damit sind Sie nicht allein.

Unternehmen sind schnell von den IT-Kosten und der Komplexität überfordert. Die meisten Unternehmen haben ihre Haushaltsbudgets gründlich überprüft und neu geplant, um Kürzungen, Verzögerungen oder Neuverhandlungen zugunsten potenzieller Einsparungen vorzunehmen. Im ständigen Zwang, geschäftskritische Initiativen zu finanzieren und das Wachstum zu fördern, suchen die Führungskräfte über ihre Hauptbücher hinaus nach Möglichkeiten, Ausgaben zu verschieben und IT-Kosten zu vermeiden. Wo sollten Sie Ihre Prioritäten setzen?

Dies ist eine wichtige Entscheidung mit schwerwiegenden nachgelagerten Auswirkungen. Mit einem Anteil von 30 bis 35 % an allen IT-Ausgaben ist das Anwendungsportfolio dabei ein offensichtliches Ziel. Aber zu wissen, wo und wann gekürzt werden muss, ist entscheidend. Ungenaue Ansätze zur Anwendungsoptimierung können mehr Probleme verursachen, als zu deren Lösung beizutragen.

Was bedeutet IT-Kostensenkung?

IT-Kostensenkung beschreibt den Prozess der Identifizierung und Eliminierung von Verschwendungsquellen, einer zu geringen Auslastung oder eines geringen Wertbeitrags innerhalb der IT-Budgetposten. Diese auch als IT-Kostenoptimierung bezeichnete Vorgehensweise führt zu Einsparungen, die das IT-Budget reduzieren oder in neue Technologien zur Förderung des Unternehmenswachstums reinvestiert werden können.

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Vier Strategien zur IT-Kostensenkung

Einige Möglichkeiten zur IT-Kostensenkung führen zu schnellen Gewinnen, da sie einfach anzuwenden sind. Bei anderen ist es schwieriger, diese auszumachen und eine konkrete Umsetzung daraus abzuleiten. Die vier Strategien zur IT-Kostensenkung sind in der Regel von einfach nach schwierig angeordnet: Die Umsetzung der ITFM-Prinzipien (IT-Finanzmanagement) ist ein geringerer Aufwand als die Anwendung von Marktkräften, um die Nachfrage zu beeinflussen. Beginnen Sie mit den einfachsten Anliegen und machen Sie Fortschritte in Phasen, welche die Beteiligung einer größeren und breiteren Gruppe an Stakeholdern erfordern.

Scrutinize
Scrutinize
to tie up loose ends

Identify and correct inaccurate applications of IT financial management principles, such as misaligned depreciation and amortization schedules or excessive budget padding.

Economize
Economize
to eliminate waste

Detect areas where you have more capacity than needed and reassign or retire resources to right-size spend for business need.

Rationalize
Rationalize
to avoid duplication

Make informed decisions about what to keep when you have two or more systems doing the same job without any justifiable reason.

Commercialize
Commercialize
to curb demand

Apply the market forces of pricing and billing to encourage business units to right-size their consumption of IT services and resources.

Acht Bereiche zur Vermeidung von Verschwendung und zur Senkung der IT-Kosten

Wenn Sie diese vier Strategien der IT-Kostensenkung umsetzen, sollten Sie sich auf die einzelnen Ebenen der IT-Wertschöpfungskette konzentrieren: Cost Pools (d. h., die Art des erworbenen Technologie-Assets oder des Services), IT Towers (d. h., die Technologiefunktionen unterstützt durch IT-Ausgaben) sowie Anwendungen und Services (d. h., die Produkte oder Dienstleistungen, die von der IT bereitgestellt und von den Geschäftsbereichen verbraucht werden). Konzentrieren Sie sich auf die folgenden acht spezifischen Bereiche.

Ausgaben

Reduzieren Sie die Aufstockungen, indem Sie Ausgaben genauer verfolgen und schnell Maßnahmen ergreifen, um Überschüsse zu vermeiden. Erkennen Sie Abweichungen im Bereich wichtiger IT-Ausgaben wie Software, Hardware sowie interne und externe Arbeit. Identifizieren Sie spezifische Einzelposten und Kostenstellenverantwortliche, die Abweichungen steuern. Überwachen Sie die Abweichungen hinsichtlich der Betriebs- und Investitionsausgaben sowie Ihre Mischung aus Fix- und variablen Kosten, um angesichts der Sparmaßnahmen flexibel zu bleiben.

Anwendungen

Quantifizieren Sie den Wertbeitrag, den Ihre Anwendungen bieten, indem Sie die Kosten mit den Geschäftsfaktoren verknüpfen (z. B. Kosten pro Web-Besucher, Bestellung usw.). Informieren Sie sich über die Kosten Ihrer wichtigsten Anwendungen, deren Aufteilung in Betrieb und Entwicklung, Infrastruktur und Projekte. Nutzen Sie diese Informationen, um Investitionen in Anwendungen, die verglichen mit den entstehenden Kosten einen geringen Wertbeitrag bieten, strategisch zu reduzieren.

Personal

Ermitteln und vergleichen Sie die durchschnittlichen monatlichen Personalkosten über Anwendungen, Regionen und Jobpositionen hinweg. Nutzen Sie diese Informationen, um Zeitarbeiter und Vertragspersonal freizugeben, die Einstellung oder Rückbesetzung zu verzögern oder Positionen an kostengünstige Standorte zu verlagern. Minimieren Sie Unterbrechungen durch Neuzuweisung interner Ressourcen gemäß überarbeiteter Anwendungsstrategie oder Geschäftsplänen.

Lieferanten

Senken Sie Kosten durch die Rationalisierung von Lieferanten, die redundante Geschäftsfunktionen bereitstellen. Stimmen Sie die Ausgaben für Lieferanten auf die strategische oder geschäftskritische Bedeutung von Projekten, Anwendungen oder Geschäftsservices ab, die von ihnen unterstützt werden. Fördern Sie teamübergreifende Verantwortlichkeit mit einer zentralen Übersicht über Ihr gesamtes Lieferantenportfolio.

Projekte

Priorisieren Sie Investitionen nach Laufzeit, Wachstum und Transformation, um Projekte zu ermitteln, die ausgesetzt oder umstrukturiert werden müssen, um die Betriebskosten zu senken und Ressourcen neu zuzuweisen. Delegieren und melden Sie die laufenden Kosten explizit im Finanzplan, damit die Auswirkungen auf bestimmte Kostenstellen auf die Budgets der Folgejahre offensichtlich sind.

IT-Nutzung der Geschäftsbereiche

Erläutern Sie in Geschäftssprache, was jeder Geschäftsbereich für seine IT-Ausgaben erhält. Zeigen Sie, wie ihr Verbrauch die IT-Ausgaben steigert, damit sie ihr Verhalten ändern und so die Gesamtkosten senken können. Richten Sie IT-Projekte und -Investitionen auf Geschäftsinitiativen und -Sponsoren aus, damit die IT-Kosten im Einklang mit der Reduzierung des Geschäftsbetriebs gesenkt werden können. Ermitteln Sie Kostenüberschreitungen, indem Sie die IT-Ausgaben pro Mitarbeiter in den einzelnen Geschäftsbereichen vergleichen.

Cloud

Überprüfen Sie alle Ihre Public-Cloud-Kosten für Anbieter wie AWS und Azure an einem Ort. Ermitteln Sie Trends nach Anwendung, Abteilung und Servicetyp, wie z. B. Datenverarbeitung, Speicher, Netzwerk und mehr. Erkennen Sie Anomalien und reagieren Sie schnell, um Überraschungen bei der Abrechnung zu vermeiden und das Budget einzuhalten.

Infrastruktur

Bewerten Sie die Kostentreiber für Infrastrukturen in Netzwerk-, Datenverarbeitungs-, Speicher- und Rechenzentrumsressourcen. Verfolgen Sie die Höhe der Infrastrukturkosten, die für die Unterstützung von Anwendungen anfallen, damit Sie die Infrastruktur an die Veränderungen der Anwendungspläne anpassen können. Rangieren Sie nicht ausgelastete Ressourcen aus.

100 IT Cost Optimization Questions thumb

100 Fragen zur IT-Kostensenkung, die Sie stellen sollten

Laden Sie das Poster herunter und erhalten Sie wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, um Verschwendungsquellen, eine zu geringe Auslastung oder einen geringen Wertbeitrag innerhalb der IT-Budgetposten zu vermeiden.

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