![ApptioCareers-Employee[1]](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAyMjYgMjc1IiB3aWR0aD0iMjI2IiBoZWlnaHQ9IjI3NSIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5hcHB0aW8uY29tJTJGd3AtY29udGVudCUyRnVwbG9hZHMlMkZlbGVtZW50b3IlMkZ0aHVtYnMlMkZBcHB0aW9DYXJlZXJzLUVtcGxveWVlMS1wcXp6YjY0NTRhdW1odWh0c3dtdzQzbTdscnhjYzZkMDk3a2F1N2txMm8ucG5nIiBkYXRhLXc9IjIyNiIgZGF0YS1oPSIyNzUiIGRhdGEtYmlwPSIiPjwvc3ZnPg== "ApptioCareers-Employee[1]")
Razionalizzazione delle applicazioni
Framework dettagliato per padroneggiare la razionalizzazione delle applicazioni
Che cos'è la razionalizzazione delle applicazioni?
La razionalizzazione delle applicazioni è il processo di catalogazione ed eliminazione delle applicazioni duplicate utilizzate all’interno di un’organizzazione. La razionalizzazione consente ai reparti IT di migliorare l’efficienza, semplificare la complessità del portafoglio e ridurre il Total Cost of Ownership (TCO) del portafoglio di applicazioni attivo.
Con il framework appropriato, le organizzazioni possono dare vita a iniziative di razionalizzazione delle applicazioni senza interferire con le politiche organizzative ed evitando inutili conflitti di competenze. La soggettività verrà sostituita dai fatti e le iniziative di razionalizzazione delle applicazioni produrranno risultati migliori, garantendo un maggiore controllo sulla proliferazione delle app e sbloccando fondi per l’innovazione.
In questo articolo esamineremo come creare un solido quadro per un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni IT di successo.
Perché è necessario razionalizzare le app?
Nonostante i tentativi da parte dell’azienda di controllare la spesa e garantire un network protetto, le organizzazioni IT stanno combattendo una dura battaglia.
Principali ostacoli al successo della razionalizzazione delle app:
Mancanza di coinvolgimento
La mancanza di coinvolgimento dei partner commerciali può causare il fallimento delle iniziative di razionalizzazione delle applicazioni. Un dialogo sul Total Cost of Ownership (TCO) delle applicazioni basato sui fatti è alla base di tale coinvolgimento. Tuttavia, si tratta di un numero complesso in merito al quale creare consenso. Se i vostri presupposti sono eccessivamente semplici, l’azienda li respingerà. Se sono troppo complicati, la precisione dei numeri viene ostacolata dalla complessità nel raccoglierli. Trovare il giusto equilibrio tra questi due fattori genera coinvolgimento.
Gli stakeholder aziendali e gli infrastructure & operations manager probabilmente già sono a conoscenza dell’esistenza di alcuni problemi nelle aree chiave del loro portafoglio, in quanto le applicazioni meno recenti eseguite su sistemi legacy mettono a dura prova l’innovazione per via dell’accumulo di risorse di sviluppo. Iniziate da lì. Per favorire il coinvolgimento non è necessario che un’iniziativa relativa al TCO delle app sia esaustiva, ma deve essere indirizzata ad aree già segnalate come problematiche.
Portafogli di applicazioni caotici
Un portafoglio applicativo caotico nasconde le ridondanze e blocca i fondi per l’innovazione a causa delle applicazioni legacy. La semplice riduzione del numero di app è un vantaggio: le anomalie di utilizzo e investimento sono più facili da individuare in un pool ridotto di app. Con un portafoglio più ridotto è inoltre possibile valutare il valore aziendale delle nuove applicazioni. L’esistenza di un processo di razionalizzazione delle applicazioni favorisce una migliore valutazione delle nuove app.
Modifiche ridondanti alla piattaforma
Aumentare l’impiego di SaaS (Software as a Service) a scapito delle licenze perpetue on-premise è una valida strategia IT. Eppure, spostare tutte le app da una piattaforma all’altra senza valutarne il valore aziendale è un’opportunità sprecata. Con un minor numero di applicazioni da spostare, potrete ridurre il carico di lavoro tecnico e offrire un portafoglio SaaS orientato al valore aziendale.
Sottoutilizzo delle applicazioni
L’acquisto di nuove app è spesso la soluzione più semplice, ma va contro lo spirito delle iniziative di razionalizzazione delle applicazioni. Le organizzazioni con iniziative di razionalizzazione delle app di successo ottimizzano le app esistenti per il valore aziendale prima di aggiungerne di nuove al portafoglio.
Come creare un framework di razionalizzazione delle applicazioni di successo
Condurre una valutazione completa del portafoglio di applicazioni
Nomi e proprietari delle applicazioni sono il punto di partenza per condurre una valutazione del portafoglio. Un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni è spesso guidata da un obiettivo specifico (come la rimozione delle applicazioni “ritirate” dal portafoglio entro due trimestri) che si concentra su una piccola porzione dell’intero portafoglio. Tuttavia, una valutazione di base dell’intero portafoglio potrebbe evidenziare applicazioni identificate in modo errato (proprietario errato, etichettatura non corretta di applicazioni ritirate o attive ecc.), importanti per l’iniziativa in corso. Ciò stabilisce anche le basi necessarie per iniziative di razionalizzazione delle app successive più ampie.
Gli stakeholder aziendali vengono coinvolti nelle prime fasi delle iniziative di razionalizzazione delle app come supporto per l’analisi del portafoglio. Un elenco di applicazioni e un file di mappatura applicazione-server sono talvolta gli unici due dati forniti al reparto IT Finance. Tali dati richiedono contesto e convalida. Se i dati di origine non sono corretti, le raccomandazioni derivanti da un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni diventano inutili. Un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni di successo si basa su dati accurati e convalidati. Non è il reparto Finance ad essere proprietario dei dati, ma quello dedicato a infrastructure & operations, che deve convalidare i dati dell’elenco applicativo con i dati operativi.
La valutazione del portafoglio identifica le applicazioni in esecuzione su sistemi legacy che richiedono un’infrastruttura dedicata. Questa manutenzione continua consente di massimizzare gli sforzi di sviluppo promuovendo l’innovazione.
Un quadro di valutazione delle applicazioni è completo quando:
- Le applicazioni sono associate ai relativi proprietari
- Nomi e proprietari delle applicazioni sono convalidati con i dati di infrastructure/operations.
- L’infrastruttura legacy è associata alle applicazioni che supporta
Il valore aziendale viene definito quando le applicazioni:
- Vengono valutate per l’impatto sull’azienda e la necessità di sistemi ridondanti
Definire il valore aziendale
Per condurre con successo un’analisi per la razionalizzazione delle app è necessario operare una distinzione tra il nome di un’applicazione e il suo valore aziendale. Ad esempio, Trello è un software di gestione dei progetti basato su SaaS. Un’iniziativa di razionalizzazione delle app deve definire il relativo valore aziendale (“Con Trello gestiamo i progetti di collaboratori esterni che offrono un risparmio del 30% sul lavoro rispetto a un dipendente assunto a tempo pieno”). Questa valutazione del valore semplifica l’esame delle funzionalità ridondanti in applicazioni simili (“Abbiamo Trello, ma anche licenze in eccedenza per Wrike e Nutcache. Concordiamo uno standard e ritiriamo gli altri”).
Le funzionalità ridondanti con business case validi non sono candidate alla razionalizzazione. Ad esempio, la disponibilità dei tempi di attività influisce sulle organizzazioni la cui forza lavoro è distribuita su più fusi orari. La sera, in Nord America, corrisponde alle prime ore del mattino in Australia, mentre il tardo pomeriggio in Giappone corrisponde alla notte in Francia. Se tutti i server delle app di un’organizzazione vengono razionalizzati in un’unica sede, il reparto infrastructure & operations dispone di una finestra temporale per la manutenzione che rientra nell’orario lavorativo principale di almeno una delle aree geografiche. In questo caso, potrebbe essere necessario disporre di funzionalità ridondanti.
Calcolare il TCO del cloud
Il TCO delle applicazioni deve determinare il costo totale di supporto e distribuzione delle applicazioni. Ciò include voci di contabilità generale sia per i costi di licenza sia per i costi indiretti di infrastruttura e operazioni. Con l’analisi del TCO delle app, sorgono sempre domande sulla sostenibilità: quanto sono accurati questi numeri? Un’iniziativa di razionalizzazione delle app di successo prevede l’analisi del TCO delle app come un’attività continua. Con la trasparenza dei costi di Apptio, i nostri clienti acquisiscono dati operativi e finanziari su base mensile, che i reparti IT possono estrarre e analizzare con analisi self-service.
Per il TCO delle applicazioni è necessario rivedere i costi, identificare i fattori che li determinano e analizzare la spesa per i progetti associata a ciascuna applicazione.
Il TCO delle applicazioni è sostenibile quando:
- I dati operativi e finanziari vengono aggiornati secondo un processo ripetibile
- Include i costi diretti e indiretti
- Si identificano i costi delle applicazioni, i fattori determinanti e la spesa associata al progetto
Il valore aziendale è allineato alla funzione aziendale quando:
- Le organizzazioni sono allineate agli obiettivi aziendali
- Una parte rappresentativa degli stakeholder ottiene il consenso riguardo agli obiettivi aziendali
- Si includono nell’analisi le implicazioni della riqualificazione del personale esistente
Allineare costi e valore aziendale a una funzione aziendale
L’allineamento del valore aziendale alle applicazioni porta a resistenze organizzative. La suddivisione dei costi delle applicazioni in base alle funzioni aziendali consente di identificare gli investimenti nei costi di gestione dell’azienda rispetto alla spesa destinata alla sua crescita. Questa operazione può tuttavia creare uno scenario di tipo competitivo laddove la spesa per la crescita sia considerata come l’unica spesa importante. Offrire capacità di funzionamento continuo (keep-the-light-on, KTLO) è parte fondamentale del compito dell’IT. Vi è una resistenza al cambiamento se le KTLO vengono dismesse come mero acceleratore di innovazione. Le organizzazioni dovrebbero prepararsi a questo allineando la spesa IT agli obiettivi aziendali e consultando un ampio gruppo di stakeholder per ottenere il consenso durante il processo di razionalizzazione delle app.
L’invito ad agire a seguito di un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni spesso determina spese aggiuntive. La formazione del personale all’uso di un’applicazione razionalizzata influisce sull’adozione e sui costi di implementazione. Le risorse per l’ulteriore formazione devono essere identificate, programmate e aggiunte alla considerazione del valore aziendale (ad esempio, la riqualificazione è un uso giustificabile delle nostre risorse di formazione?).
Analizzare la qualità di ogni applicazione
Parte del portafoglio di applicazioni viene identificata come in grado di apportare un valore aziendale quantificabile. La domanda successiva: con quale efficienza fornisce tale valore aziendale? Le iniziative di razionalizzazione delle app di successo affrontano questa domanda.
L’efficacia del valore aziendale dell’applicazione è determinata dal modo in cui supporta i processi e le funzionalità esistenti. Un’organizzazione seleziona un’applicazione che supporta un processo esistente o utilizza un’applicazione per ridefinire il processo (ad esempio, le fasi di vendita con Salesforce SalesCloud), ma la domanda chiave è quanto un’applicazione è in grado di automatizzare un processo aziendale. L’automazione è la qualità funzionale chiave per valutare un’applicazione.
Un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni consente ai dipendenti di valutare la propria esperienza con un’applicazione. Se un’applicazione è complessa e fornisce un’esperienza utente scarsa, influisce sull’attitudine e sul coinvolgimento con il business.
I limiti tecnici devono essere valutati rispetto agli obiettivi IT. Gli stakeholder potrebbero voler espandere l’impronta cloud delle soluzioni IaaS (Infrastructure as a Service) e SaaS, ma è possibile che le soluzioni esistenti siano disponibili solo on-premise con il supporto dell’infrastruttura legacy. Se un’offerta SaaS non è disponibile, la scelta è una: siete rimasti nel punto in cui vi trovavate. La scelta diventa più difficile quando ci sono opzioni nel cloud che richiedono ulteriori analisi. Potete presumere che l’applicazione sarà protetta nel cloud? Forse. Siete legati alla strategia IT relativa al cloud tanto da investire cospicuamente nella modernizzazione per aderirvi? È possibile.
Modificare i portafogli di applicazioni porta a modificare anche l’hardware. Le offerte di migrazione al cloud consentono di riconvertire server e storage on-premise. Tuttavia, la migrazione dell’infrastruttura nel cloud senza riconversione della capacità on-premise in eccedenza è uno spreco di sforzi e fondi.
La qualità tecnica e funzionale delle applicazioni viene definita quando:
- Si comprende il modo in cui le applicazioni automatizzano un processo aziendale
- Nelle valutazioni si considera il feedback degli utenti finali
- Si identificano e affrontano le limitazioni tecniche
- Si rialloca la capacità dell’infrastruttura liberata
Definire le metriche del successo
Per illustrare il successo di un’iniziativa di razionalizzazione delle applicazioni sono necessarie delle metriche. Con il tempo, le applicazioni con un valore aziendale limitato verranno rimosse dal portafoglio e il processo di approvvigionamento non verrà ostacolato da nuove applicazioni di scarso valore.
L’IT comunica il successo delle iniziative di razionalizzazione delle app indicando:
- Numero di applicazioni che si è concordato di ritirare in seguito all’analisi
- Numero delle licenze software recuperate o evitate grazie al ritiro delle applicazioni
- Valore delle risorse server e di storage recuperate o evitate grazie al ritiro delle applicazioni (azione misurata dalla decisione)
- Percentuale di riduzione del numero delle applicazioni nel tempo
- Percentuale di riduzione del numero delle applicazioni con funzionalità sovrapposte
- Percentuale di differenza nei costi per istanza per le istanze di prodotto e quelle non di prodotto
- Percentuale di riduzione del TCO nel tempo (prezzi migliori, infrastruttura più snella)
- Modifica del valore delle applicazioni on-premise passate a SaaS
Le iniziative di razionalizzazione delle applicazioni identificano la spesa per le applicazioni esistenti e forniscono un’analisi su come utilizzarle in modo più efficace. L’IT deve essere a servizio dell’azienda: il portafoglio di applicazioni deve essere rivisto in questa prospettiva. Valore, qualità funzionale e tecnica, ridondanza nelle funzionalità: si tratta di valutazioni radicate nelle attività aziendali, non nella tecnologia. Le iniziative di razionalizzazione delle applicazioni di successo consentono di ottenere dati finanziari e operativi mensili, forniscono analisi self-service sul TCO delle app e promuovono una spesa per le applicazioni più efficiente e orientata al valore aziendale.
Il framework completo per la razionalizzazione delle applicazioni
Il framework completo per la razionalizzazione delle applicazioni fornisce indicazioni prescrittive sull'identificazione e la rimozione delle applicazioni duplicate. Utilizzate un approccio in 6 fasi per ridurre il numero di app e investire il denaro risparmiato in aree che generano più valore.
