Vous avez des projets pour 2021 ?
Selon les dernières prévisions de Gartner, les dépenses informatiques mondiales devraient atteindre 3,4 billions de dollars en 2020, soit une baisse de 8 % par rapport à 2019.1 Alors qu’il peut être tentant de planifier ce déclin par des coupes à plat généralisées, les dirigeants informatiques les plus performants ont besoin d’une approche plus chirurgicale. Les DSI ont besoin d’une solution de planification et d’analyse qui leur permette d’obtenir des informations en temps utile et de mener des conversations stratégiques au niveau de tout le comité de direction.
Possibilité de budgétisation et de planification en 2021
Les organisations qui prospèrent en période de perturbation sont celles qui sont assez agiles pour replanifier et réévaluer rapidement.
De nombreuses organisations n’ont pas l’agilité nécessaire, car les responsables financiers utilisent des processus de prévision basés sur des tableurs. Cela est particulièrement vrai pour les services informatiques, où les systèmes financiers des entreprises sont incapables de fournir les détails granulaires nécessaires aux responsables pour prendre des décisions fondées sur des données.
Les dépenses informatiques sont de plus en plus difficiles à gérer en raison de la complexité des modèles de calcul des coûts informatiques et de la pression exercée pour obtenir des cycles de planification plus serrés (par exemple, trimestriels, mensuels, continus). Le processus existant se fissure sous la pression des demandes dynamiques des clients. Les structures de coûts opaques et complexes de la technologie empêchent de prendre des décisions éclairées pour éliminer ou réorienter les dépenses afin de financer les investissements essentiels des entreprises. Cela entraîne des dépenses en double, un gonflement du budget et des initiatives de croissance non financées.
Le leadership informatique a du mal à demander des comptes aux responsables budgétaires pour leurs actions. Ce fait est d’autant plus critique si nous ignorons la date de sortie de cette perturbation, ou la perturbation supplémentaire qui se profile à l’horizon.
Cet article décrit les étapes à suivre pour améliorer votre processus de planification en 2021 et explique comment Apptio IT Financial Management Foundation peut vous aider à les mettre en œuvre.
Quatre étapes de budgétisation et de planification en 2021
#1 Arrêter de gérer les feuilles de calcul
Les systèmes basés sur Excel sont intrinsèquement fragiles, statiques et fastidieux à entretenir, ce qui provoque des frictions dans chaque processus de gestion financière. L’agrégation et le nettoyage manuels des données à partir de systèmes disparates drainent l’énergie et la concentration et rendent invisibles les opportunités d’optimisation. Le service financier informatique devient réactif et n’est plus un partenaire commercial stratégique.
Apptio IT Financial Management Foundation réoriente les efforts d’agrégation et de nettoyage des données à faible valeur ajoutée vers la génération de connaissances et les recommandations stratégiques. En tant que solution de gestion financière des ressources informatiques dédiée, Apptio fournit une source unique de vérité, bâtie sur un modèle de coût basé sur des normes, avec une vue granulaire des dépenses technologiques qui communique avec précision des informations aux principaux dirigeants d’entreprise d’une organisation.
#2 Accélérer le processus budgétaire
À ce jour, les systèmes développés en interne sont utilisés dans l’entreprise. Cependant, ces systèmes ne sont ni rapides, ni agiles ni résilients. Le traitement manuel de données provenant de sources disparates fait intrinsèquement du temps de latence un modèle. Lorsqu’on décide de réorienter les investissements en fonction de l’évolution de la stratégie commerciale, la plupart des modèles n’ont pas le niveau de visibilité granulaire et de réactivité nécessaire pour exécuter des scénarios de simulation efficaces.
Apptio IT Financial Management Foundation effectue des prévisions et une planification de scénarios réactives. Les connaissances sur l’optimisation des coûts identifient les opportunités de réduction, de report ou de réinvestissement dans des priorités critiques.
#3 Réduire le remplissage et financer l’innovation
Le remplissage budgétaire donne aux gestionnaires de centres de coûts informatiques une protection budgétaire pour leurs projets et programmes.
Ne sachant pas s’ils peuvent ajuster leur budget en milieu d’année en cas de calcul erroné, ils considèrent le processus de planification annuelle comme leur seule chance de remplir leur budget et arriver intact à la fin de l’année. Le remplissage budgétaire est une posture défensive, appliquée par un processus de planification inefficace.
Apptio IT Financial Management Foundation accélère l’établissement d’un nouveau modèle de financement de base et réduit la variance ou le remplissage à moins d’un pour cent du plan. Faire passer les dépenses d’exploitation à une croissance annuelle de 3 à 5 % fournit aux équipes chargées des finances et des produits une solution intégrée unique pour organiser les données afin d’optimiser, de planifier et de suivre les investissements technologiques des produits.
#4 Traduire le plan stratégique en plan d’opération
L’inefficacité des dépenses technologiques, due à une prise de décision cloisonnée, n’offre pas à l’entreprise une compréhension complète du coût entier des décisions technologiques. Ce décalage entre la stratégie et les opérations compromet la crédibilité, la confiance et le partenariat : les frais informatiques sont supérieurs à ceux d’un partenaire commercial précieux. Déjà en position de faiblesse, le service financier informatique est pris dans un cercle vicieux : les décisions sont retardées et d’éventuels faux-pas peuvent se produire.
Apptio IT Financial Management Foundation favorise la responsabilité et la prévisibilité grâce à un langage commun permettant la collaboration entre les parties prenantes interfonctionnelles. L’égalité d’accès à l’information et aux processus donne aux DSI et aux directeurs financiers une base commune pour prendre des décisions rapides et sûres. Cela permet aux équipes de financement informatique de prendre « place à la table » en libérant du temps pour devenir un vrai partenaire de réflexion plutôt qu’un processeur de données ou de tableurs.
Pour plus de détails, lisez l’eBook Budgétisation et planification en 2021.
