HERE bringt Licht ins Dunkel der IT-Ausgaben

Vor der Implementierung von Apptio und TBM hatte HERE Technology Schwierigkeiten, IT-Ausgaben mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen. Durch die Implementierung von Apptio Cost Transparency und Cloudability hat sich das jedoch geändert.

Fallstudie

Für die meisten Unternehmen sind die IT-Ausgaben nach wie vor schwer nachvollziehbar. Geld geht ein, aber aufgrund der Komplexität, eine bestimmte Technologie mit einem bestimmten Geschäftsvorteil zu verbinden, ist es schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, den resultierenden Wert zu messen.

Bis zum Jahr 2016 bestand darin auch für HERE Technologies die Herausforderung. Genauso wie viele andere IT-Unternehmen überwachte auch HERE IT die eigenen IT-Ausgaben mit Hilfe von in Excel erstellten, annahmebasierten Modellen. Datenqualität und Berichte waren unzureichend und inkonsistent, was ungenaue Prognosen und große unerklärliche Abweichungen zur Folge hatte.

Als einer der weltweit führenden Anbieter von Standort- und Mapping-Technologie für einige der weltweit bekanntesten Marken der Automobilbranche und der Standortservices sind die Zeit und das Geld, die HERE IT für die Anwendungsentwicklung und den Produktsupport investiert, für den anhaltenden Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Zu verstehen, wie dieses Geld in Gewinn umgewandelt wurde, erwies sich als schwer nachvollziehbar.

„Im Jahr 2016 war klar, dass wir keine gute Möglichkeit hatten, unsere Kosten zuzuordnen und unsere Gesamtbetriebskosten (TCO) für Produkte nachzuverfolgen“, so Bala Kini, Senior Business Planning Manager, der den TBM-Bereich bei HERE leitet. „Ursprünglich hatten wir ein Excel-basiertes, stark angepasstes und umständliches Modell. Es war unmöglich.  Bei unserem ersten Versuch, Apptio zu verwenden, wollten wir dieses Excel-Modell einfach übertragen. Es war eine gute Machbarkeitsstudie. Dadurch konnten wir die Grenzen erkennen und verstehen, welche Daten wir brauchten, um bei unseren Geschäftspartner Glaubwürdigkeit zu erlangen.“

Als globales Unternehmen steht HERE vor zusätzlichen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Anbieterausgaben in geografisch getrennten Regionen und Geschäftsbereichen nachzuverfolgen und zuzuordnen. Die Fähigkeit, Überschneidungen, ungleiche Preisgestaltung und nicht benötigte Kontakte zu verhindern, kann Millionen einsparen und gleichzeitig dringend benötigtes Kapital für Innovationen freisetzen.

„Aufgrund der Dateneinblicke aus Apptio können wir die Anbieterausgaben ermitteln und sicherstellen, dass sie richtig kategorisiert werden“, so Kini. „Wir haben den gesamten Workflow bereinigt, angefangen bei der Erstellung einer Bestellanforderung bis hin zur Rechnungsstellung. Das System wurde zur zentralen Anlaufstelle, die uns bei der Ermittlung der Anbieterausgaben für verschiedene Services und Teams unterstützt.“

Traditionen weichen Innovationen

HERE IT wurde in den 1980er Jahren gegründet und unterstützt einige veraltete Anwendungen und Plattformen, die allmählich an ihre Grenzen stoßen. Im Zuge der digitalen Transformation in der IT ist es von entscheidender Bedeutung, ein Verständnis dafür zu entwickeln, welche Anwendungen erfolgskritisch, wichtig oder einigermaßen nützlich sind, und welche Anwendungen außer Betrieb genommen werden müssen, um Kosten zu senken und die jeweiligen Ausgaben auf neuere, produktivere und flexiblere Technologien zu übertragen. Die erfolgreiche Anwendungsrationalisierung ist eine weitere Möglichkeit, mit der HERE seine TBM-Kapazität nutzt, um in der aktuellen digitalen Landschaft wettbewerbsfähig zu sein.

„Zu verstehen, wie hoch die Gesamtbetriebskosten für die Ausführung dieser veralteten Anwendungen sind, sie mit den Einnahmen abzugleichen und zu prüfen, ob der Betrieb dieser Anwendungen noch wirtschaftlich sinnvoll ist, hat mir die Augen geöffnet“, so Kini. „Diese Bemühungen haben zu einer Rationalisierung der Anwendungen geführt, um Kosten zu optimieren und auch die Palette der Plattformen, auf denen unsere Services angeboten werden, zu verbessern.“ Durch die Nutzung der durch TBM gewonnenen Erkenntnisse konnten Kini und ihr Team für jede Abteilung Berichte über die Technologieausgaben zur Verfügung stellen, die die tatsächlichen Kosten der genutzten Technologie genau widerspiegeln. Mit der Klarheit, die diese Berichte boten, konnten schließlich die Unklarheiten in Bezug auf die Zahlen der IT beseitigt werden und gleichzeitig wurde eine bessere Kontrolle der von HERE getätigten IT-Ausgaben ermöglicht. So konnten sich die Geschäftsbereichsleiter und die Geschäftsleitung auf zukünftige Geschäftsergebnisse statt auf vergangene Ausgaben konzentrieren.

„Früher, als es … nur ein Modell mit weitreichenden Annahmen war, haben wir durch unsere Zahlen nicht die Glaubwürdigkeit bei unseren Kunden erlangt“, so Kini. „Jetzt, da wir einen standardisierten Prozess haben und sie sowohl historische als auch aktuelle Zahlen einsehen können, alles dokumentiert wird und die Zuweisungsmethode gut definiert ist, haben wir die Glaubwürdigkeit und es läuft Monat für Monat wie von Zauberhand.“

Bei HERE wurden 2016 erstmals die Module Cost Transparency und Cloudability von Apptio eingeführt, um die Organisation und Verarbeitbarkeit der IT-Daten zu festigen. Dadurch erhielten sie die nötigen Einblicke, die sie für die Verknüpfung der Kosten mit den jeweiligen Geschäftsbereichen, Services und Anwendungen benötigten, durch die sie verursacht wurden. Kennzahlen wie Infrastrukturnutzung, Anwendungsentwicklungszeiten und in Anspruch genommene Services werden nun von ihren jeweiligen Kostenstellen bis hin zur IT-Abteilung und den Endbenutzern und Verbrauchern, die diese Kosten verursachen, nachvollzogen. Außerdem entwickelten sie äußerst präzise Stückkostenkalkulationen für Tier-1-Speicher und Cloud-Computing-Zyklen, die das Showback-Modell der IT-Finanzabteilung vorantreiben würden.

„Wir waren ein kleines Team aus drei engagierten Mitarbeitern im TBM-Büro und unser erstes Ergebnis wurde in einem ambitionierten Zeitrahmen von fünf Monaten geliefert“, sagte Kohsheen Sapru, ein leitender Mitarbeiter in der Implementierung von TBM. „Danach erkannte das Unternehmen, dass in unseren Aktivitäten ein großes Potenzial steckt, denn bisher hatten wir ausschließlich annahmebasierte Daten. Als wir schließlich Verbrauchsdaten eingebracht haben, brachte das mehr Transparenz und Übersichtlichkeit in die Art und Weise, wie wir dem Unternehmen unsere Kosten aufzeigen.“

Hindernisse auf unserem Weg

Natürlich lief nicht alles reibungslos. Die Datensätze, mit denen Kini und Sapru starteten, waren zunächst unorganisiert, unübersichtlich und mussten verfeinert werden. Deshalb erarbeiteten sie gemeinsam mit den Geschäftsbereichen, welche Kennzahlen wichtig waren, woher die zugehörigen Daten stammen und wie sie die Genauigkeit und Aktualität verbessern können. Als Resultat sind 95 Prozent der Apptio-Berichte individuell für jeden Geschäftsbereich angepasst, wobei die Vorteile auch in anderen Bereichen erheblich spürbar sind.

„Daten sind zunächst einmal ein Problem, was für die meisten Unternehmen der Fall ist“, so Sapru. „Der Schlüssel liegt jedoch darin, nicht aufzugeben, denn wenn die Lücken in den Daten hervorgehoben werden, sehen sich die Servicebesitzer dazu veranlasst, diese Lücken zu schließen. Und dann erkennt der Endbenutzer das Potenzial, das TBM bieten kann. Und genau hier kommt die eigentliche Stärke ins Spiel. Wir haben einen Mehrwert geschaffen, indem wir die IT-Abteilung, die Mitarbeiter der Finanzabteilung und das Unternehmen dazu gebracht haben, die richtige Sprache zu sprechen. Das war ein großer Gewinn für uns.“

Barrieren überwinden

Mit TBM konnte HERE die Neugestaltung der IT vorantreiben. Es wurde zur treibenden Kraft für den abteilungsübergreifenden Transformationsprozess. IT, Finanzwesen und Vorstand stimmen nun ihre bisher separaten Schwerpunkte ab, arbeiten eng zusammen und sprechen eine gemeinsame Sprache.

Ein weiterer großer Gewinn für HERE IT lag in der Möglichkeit, die Gewinn- und Verlustberichte für Produktlinien nach dem Wechsel zu den International Financial Reporting Standards (IFRS) schnell zu aktualisieren. Mithilfe von Apptio und TBM wurden direkte und indirekte Kosten aus gemeinsam genutzten Komponenten segmentiert und mithilfe von IFRS-Tags konnten die entsprechenden Kosten in die Gewinn- und Verlustrechnungen für jedes Produkt übertragen werden. Dadurch verlagern sich die Kosten von der IT zu den entsprechenden Geschäftsbereichen.

„In Bezug auf die Kunden entstand unser größter Erfolg, als wir die IFRS-konformen GuV-Berichte lieferten, denn so konnten sie sich die Produkte ansehen und eine fundierte Entscheidung über die Rentabilität der Produkte treffen. Sie konnten also beurteilen, ob sie mehr in die jeweiligen Produkte investieren oder diese Produkte auslaufen lassen sollten“, so Sapru.

Weitere Erfolge:

  • Reduzierung der Technologieausgaben der Geschäftsbereiche um 16 Prozent in den ersten neun Monaten
  • Reduzierung der Anbieterausgaben um 15 Prozent
  • Korrektur von 20 Millionen US-Dollar zuvor falsch zugewiesener Anbieterausgaben
  • Verringerung nicht zugeordneter Produktkosten von 20 Prozent im Jahr 2018 auf lediglich sieben Prozent im Jahr 2019
  • Zuweisung von 100 Prozent der Speicherkosten zu Produkten (Anstieg von 30 Prozent im Jahr 2017)
  • Neukategorisierung der Cloud-Ausgaben über die Infrastruktur
  • Nutzung von Infrastrukturberichten zur Verringerung des Footprints von Rechenzentren beim Übergang zur Cloud
  • Verständnis und Klärung der Stückkosten für die Speicherung
  • Unterstützung der Finanzabteilung bei Budgets und Prognosen

Eine datenorientierte Zukunft

Trotz der zahlreichen Erfolge stehen Kini und ihr Team gerade erst am Anfang. Neben der fortgesetzten Anwendungsrationalisierung, der fortwährenden Verbesserung der Daten und der Verlagerung der Ausgaben vom Geschäftsbetrieb zum Unternehmenswachstum besteht ihr nächstes Vorhaben darin, einen IT-Servicekatalog mit Preisen zu erstellen, die auf realen Daten und nicht auf Annahmen basieren. Dies hilft ihnen beim Übergang von Showback zu Chargeback.

„Die aus diesen Bemühungen gewonnenen TBM-Einblicke umfassen die Optimierung und Korrektur unseres Workflows, von Bestellanforderungen bis hin zur Rechnungsstellung, um sicherzustellen, dass Kosten und Anbieterausgaben korrekt erfasst und abgerechnet werden.

Darüber hinaus war der große Erfolg im gesamten Unternehmen, dass eine genaue GuV-Berichterstattung möglich wurde. Das spielte auch für unsere Kunden und Geschäftseinheiten eine große Rolle, da sie die Zahlen nachvollziehen können, ihre Verbrauchsdaten einsehen, einen Überblick über ihr Anwendungsportfolio haben, das sie direkt verwalten und steuern, und verstehen, wodurch ihre Kosten bei unserem Unternehmen verursacht werden. Dank dieser Bemühungen wurden Maßnahmen zur Anwendungsrationalisierung auf den Weg gebracht. Außerdem möchten wir unsere zukünftigen Strategien verbessern, um Entscheidungen intern zu treffen statt outzusourcen. [TBM] hat ein sehr stabiles und solides Fundament für diesen Weg geschaffen.“

Diesen Artikel auf Englisch lesen